Cómo involucrar a las partes interesadas en el análisis de doble materialidad

Con Daato, puedes involucrar a las partes interesadas en varias etapas del análisis de doble materialidad. En este artículo, te explicamos cómo funciona.

Si primero deseas saber a qué partes interesadas debes involucrar y cómo configurarlas en Daato, puedes encontrar esa información aquí y aquí.

Paso 1: Definición de temas de sostenibilidad relevantes con partes interesadas

Puedes involucrar a todas las partes interesadas que hayas creado previamente en Daato para que participen en la definición de los temas de sostenibilidad relevantes, y solicitarles que valoren la importancia de cada uno, de “muy baja” a “muy alta”.
También tienen la posibilidad de sugerir temas adicionales específicos de la empresa.

Puedes crear la encuesta haciendo clic en el siguiente botón:

Luego, crearás la encuesta en tres pasos:

En el segundo paso podrás seleccionar a las partes interesadas que deseas incluir:

Después, puedes establecer una fecha límite y redactar un mensaje para enviar tanto a partes interesadas internas como externas:

La parte interesada recibirá un correo electrónico con una invitación a unirse a Daato.
Al hacer clic en el enlace del correo, accederá directamente a la encuesta, donde verá las categorías ESG y temas de sostenibilidad asignados (según lo que configuraste previamente).

? Nota: cada parte interesada solo verá los temas que se le hayan asignado en la configuración inicial.

Tras recibir las respuestas, podrás consultar cómo valoran las partes interesadas la relevancia de los temas y si han sugerido nuevos temas específicos.
Con base en esta información, puedes usar el interruptor para marcar los temas como relevantes o no, y también incluir los nuevos temas sugeridos (pestaña “Temas de sostenibilidad propuestos”).

Paso 2: Identificación de IRO (Impactos, Riesgos y Oportunidades)

También puedes involucrar a las partes interesadas en la identificación de IRO.
El proceso es similar y se accede mediante el botón de encuesta en el paso 2.

Los pasos son los mismos: seleccionas a las partes interesadas, defines una fecha límite y escribes un mensaje.

Las personas seleccionadas recibirán un correo electrónico con acceso a la encuesta, donde podrán:

• Evaluar la relevancia de los IRO existentes

• Proponer nuevos IRO específicos para la empresa

Al revisar los resultados, podrás ver qué tan relevantes consideran los IRO las partes interesadas y si han propuesto nuevos.
Podrás decidir marcarlos como relevantes o no e incluir los nuevos en la pestaña “IRO propuestos”.

Paso 3: Evaluación de los IRO

También puedes pedir apoyo a tus partes interesadas durante la evaluación de los IRO.
A diferencia de los pasos anteriores, esto no se hace mediante una encuesta, sino a través de la funcionalidad “Colaboración” de Daato.

Para ello, haz clic en “Evaluar” junto al IRO que desees, y luego selecciona “Iniciar colaboración”.

Podrás seleccionar a los participantes relevantes, dejar un mensaje, asignar un título a la solicitud y definir una fecha límite.

Los destinatarios podrán completar los campos de evaluación directamente.
Sus respuestas aparecerán visibles debajo de cada criterio correspondiente.

Posteriormente, tú decides qué aportaciones incluir en tu evaluación final.

Preguntas frecuentes

¿Las partes interesadas deben iniciar sesión en el sistema para responder las encuestas?
Sí.

¿Puedo asignar una parte interesada a varios grupos?
No, eso no es posible. Los grupos deben definirse en función de los temas que deben evaluar, no del departamento al que pertenecen.

¿Puedo asignar temas directamente a personas, o solo a grupos?
Solo se pueden asignar temas a los grupos.
Si deseas que una persona evalúe temas específicos, debes crear un grupo exclusivo para ella.

¿Puedo realizar varias encuestas al mismo tiempo?
No. Solo se puede lanzar una encuesta a la vez. Por eso es importante que añadas todas las partes interesadas relevantes antes de comenzar la encuesta.
Los participantes no sabrán quién más está involucrado, así que conviene incluir tanto partes internas como externas en la misma encuesta.

¿Puedo modificar una encuesta una vez enviada?
No. Solo puedes cambiar la fecha de vencimiento. Este cambio no genera una notificación, simplemente se actualiza la fecha en el sistema.

¿Se conservan los resultados de encuestas anteriores si creo una nueva?
No. Si necesitas acceder a resultados pasados, por favor contacta con nosotros.

¿Por qué las respuestas de los stakeholders en la colaboración (paso 3) no se transfieren automáticamente?
Porque varios usuarios pueden colaborar simultáneamente. Las respuestas pueden diferir, por lo tanto, no se transfieren automáticamente al campo final, sino que se muestran debajo, y el administrador decide qué respuestas usar.

¿En qué idioma ven las partes interesadas los formularios?
Cada usuario puede seleccionar el idioma de la interfaz accediendo a su perfil y cambiando el idioma en los ajustes personales.

¿Cuándo se reflejan los cambios de las partes interesadas en las encuestas DMA?

En las encuestas de los pasos 1 y 2, los cambios realizados en las solicitudes de las partes interesadas son visibles en tiempo real para el administrador/gestor del módulo en la sección «resultados parciales», incluso antes de que se envíe la solicitud. Si una parte interesada envía la solicitud, esta se cierra y la parte interesada ya no puede editarla. 

En una colaboración en el paso 3, los cambios que las partes interesadas realizan en sus solicitudes no se reflejan instantáneamente para el administrador/gestor del módulo. Solo cuando la parte interesada envía la evaluación, las respuestas se muestran debajo del punto de datos solicitado. Aunque la evaluación esté cerrada para la parte interesada, el administrador/gestor del módulo puede reenviar/reabrir la solicitud.

¿Cuándo se completan las solicitudes de las partes interesadas en el DMA?

Cuando un administrador/gestor de módulos envía una solicitud a una parte interesada y esta envía su solicitud, la solicitud se completa automáticamente.

Cuando la parte interesada que recibió la solicitud la reenvía a otra parte interesada, esta envía su solicitud, que pasa a estar «en revisión» y debe ser aceptada primero por la primera parte interesada antes de completarse.