ESRS jelentés, 3. lépés (1): Az aggregáció megértése

Az aggregáció kulcsfontosságú funkció az adatgyűjtésben, különösen akkor, ha több entitástól (pl. telephelyektől, leányvállalatoktól vagy osztályoktól) származó adatokat kell összegyűjteni és csoportszinten konszolidált válaszként egyesíteni. Ez a cikk részletesen ismerteti, hogyan működik az aggregáció, a szükséges szerepeket és lépéseket, valamint azt, hogyan kell helyesen véglegesíteni a kvalitatív és kvantitatív adatpontokat.

Mi az aggregáció, és mikor érdemes?

Az aggregáció egy adatpont több szervezeti entitásnak történő elküldését jelenti, hogy saját céljaikra kezelhessék azt. A bemeneteket ezután egy végső válaszban egyesítik. Az adatpont típusától függően ez a következőképpen történhet:

• automatikusan (pl. összesítések, átlagok esetén),
• mesterséges intelligencia támogatásával (szöveges összefoglalók),
• vagy manuálisan (pl. feleletválasztós vagy kvalitatív szövegmezők esetén).

Az aggregáció beállítása a jelentéskészítési folyamat 2. lépésében történik. Az általános adatgyűjtési beállítással kapcsolatos további részletek ebben a cikkben találhatók.

Az aggregáció hasznossága attól függ, hogy az adatokat strukturált módon kell-e lekérdezni különböző entitásoktól. Különböző adatpontok különböző csoportokhoz rendelhetők – például a környezeti adatok csak a termelési helyekre küldhetők, míg a társadalmi adatok az összes entitásnak. További információ a konszolidációs csoportok használatáról itt található.

Aggregáció és szervezeti felépítés

Az aggregáció a rendszerben tárolt szervezeti felépítésen alapul. Csak az egy aggregált adatponthoz rendelt entitások kapják meg a vonatkozó kérést. Minden egységhez meg kell határozni egy entitáskezelőt.

• Ez az entitás felelős kapcsolattartója,
• e-mailben fogadja az aggregált kérést,
• adatokat adhat meg, vagy továbbíthatja azokat egy másik adatszolgáltatónak.

Az entitáskezelő meghatározása a szervezeti felépítésen belül:

Aggregáció beállítása a 2. lépésben:

Eljárás az entitáskezelők számára

Miután az adatgyűjtés teljesen be van állítva, a 2. lépés befejeződött, és az adatgyűjtés megkezdődött a 3. lépésben, az entitáskezelők automatikusan megkapják a kéréseiket. Mindegyikük korlátozott hozzáféréssel rendelkezik a jelentés azon részéhez, amely az entitására vonatkozik.

Az entitáskezelők a következőket látják:

• a kitöltendő adatpontok áttekintése, közzétételi követelmények szerint rendezve
• a kitöltendő adatpont
• a modulkezelő/adminisztrátor által megadott összes információ (mellékletek, definíciók, megjegyzések)

Az entitáskezelők válaszolhatnak az összes hozzárendelt adatpontra, vagy delegálhatják azokat kollégáiknak.

Ha egy entitásnak vannak alkandíciói (pl. "Evergreen Solutions Germany" "Berlinben" és "Hamburgban" található telephelyekkel), a magasabb szintű entitáskezelő láthatja az alkanditások előrehaladását. Megtekinthetik az adataikat, de csak akkor szerkeszthetik azokat, ha az adott alkanditás entitáskezelőjeként is szerepelnek.

Fontos: Csak az entitáskezelők adhatnak meg adatokat a saját entitásukhoz az aggregációban. Ez az adminisztrátorokra is vonatkozik.

A teljes entitásra (pl. Evergreen Solutions Germany) vonatkozó további adatok megadásához használja a "Saját adatgyűjtés" részt.

Egy adatpont akkor tekinthető befejezettnek, ha kitöltötték és "Befejezett"-ként jelölték meg. Ettől a ponttól kezdve az entitás válasza látható a modulkezelők és az adminisztrátorok számára. A teljes kérés azonban nem nyújtható be, amíg az összesítési kérésben szereplő összes adatpont be nem fejeződik. Ha entitás jóváhagyása szükséges (az entitáson belüli ESRS jóváhagyó által), az állapot „Jóváhagyás”-ra változik; egyébként „Befejezett”-re.

A központ / modulkezelő / adminisztrátor szerepe

Miután az entitás válaszai beérkeztek, a jelentésért vagy közzétételi követelményért a csoportszinten felelős személy áttekintheti azokat, és nyomon követheti a haladást az „Összesítési folyamat megtekintése” funkcióval. A folyamatjelző sáv azt mutatja, hogy hány entitás teljesítette teljesen a kérelmét. Egy entitás csak akkor tekinthető befejezettnek, ha az összes hozzárendelt adatpont véglegesítésre került, és az adatokat beküldték.

A modulkezelőnek vagy a jelentés tulajdonosának ezután át kell tekintenie és össze kell vonnia az entitás válaszait. Erre a célra alkalmas az adott adatponton belüli áttekintés a „Folyamat megtekintése” alatt.

Az adatpont a következőket mutatja:

• a végső válasz mezőt a csoportszinten,
• alatta az egyes entitásoktól származó összes összesített választ.

Mennyiségi adatpontok

A mennyiségi bemenetek (pl. összegek vagy százalékok) automatikusan egy végső válaszba kerülnek összevonásra. A felelős személynek csak a valószínűséget kell ellenőriznie, és le kell zárnia az adatpontot.

Megjegyzés: Egyes mennyiségi adatpontok további automatikus számításokat tartalmaznak – a részletek itt találhatók.

Kvalitatív adatpontok

Kvalitatív adatpontok esetén egy összevont választ kell létrehozni az egyes válaszokból. A végső válasz mező kezdetben üres.

A válaszok összevonására háromféleképpen van lehetőség:

• „Összes bemenet másolása” – az összes egyéni válasz, beleértve a nevüket is, átmásolódik a végső mezőbe.
• Manuális összesítés – hasznos, ha egy különálló, összefoglaló eg. A válasz megfogalmazása folyamatban van.
• Manuális kiválasztás – a kijelölő mezőket és a jelölőnégyzeteket mindig manuálisan kell kiválasztani.

Fontos: Végleges válasz nélkül az adatpont hiányosnak tekintendő. Az összesítés csak a bemeneti adatokat gyűjti – a végső döntés arról, hogy egy adatpontra hogyan válaszolnak, mindig a jelentés tulajdonosának a kezében van.

A 4. lépésben – Jelentéstételi bekezdésben szereplő elemek

A 4. lépésben a közzétételi követelmény jelentéstételi szakaszában:

• Csak a végleges csoportválasz jelenik meg,
• Az entitások válaszai már nem láthatók,
• Az MI-funkció csak a véglegesített választ használja a csoport szintjén.

Ez biztosítja, hogy a jelentés egyértelmű, engedélyezett és konszolidált választ adjon ki.

A sikeres összesítés legjobb gyakorlatai

• Adjon meg egyértelmű definíciókat, hogy minden entitás megértse, milyen adatokat kérnek.
• Válassza ki a megfelelő konszolidációs csoportokat az adatok célzott gyűjtéséhez.
• A relevancia értékelése: Fontolja meg a kvalitatív adatpontok összesítésének mellőzését, hanem azok közvetlen csoportszintű vagy együttműködésen keresztüli feldolgozását.
• Ne feledkezzen meg a véglegesítésről: Az összesítés adatokat gyűjt; a jelentés tulajdonosai hozzák meg a végső döntéseket.

FAQ

Az összesítés olyan, mint egy együttműködési kérelem?

Vannak hasonlóságok, de fontos különbségek is.

Hasonlóságok:

• Végső soron egy felelős személy dönt a végső válaszról.

Különbségek:

• Az összesítés a szervezeti struktúra mentén történik.
• A kérés skálázhatóbb és szisztematikusabb.
• A mennyiségi adatok automatikusan konszolidálódnak.
• Az együttműködés egy manuális, egyénileg címzett kérés.