Report ESRS, fase 3 (1): Comprensione dell'aggregazione

L'aggregazione è una funzione chiave nella raccolta dati, soprattutto quando i dati provenienti da più entità (ad esempio, sedi, filiali o reparti) devono essere raccolti e combinati in una risposta consolidata a livello di gruppo. Questo articolo spiega in dettaglio come funziona l'aggregazione, i ruoli e le fasi coinvolte e come finalizzare correttamente i punti dati qualitativi e quantitativi.

Cos'è l'aggregazione e quando è utile?

L'aggregazione comporta l'invio di un punto dati a più entità organizzative in modo che possano gestirlo per i propri scopi. Gli input vengono quindi combinati in una risposta finale. A seconda del tipo di punto dati, questa operazione può essere eseguita:

• automaticamente (ad esempio, per totali, medie),
• con il supporto dell'intelligenza artificiale (riepiloghi di testo)
• o manualmente (ad esempio, per campi di testo a scelta multipla o qualitativi).

L'aggregazione viene impostata nella fase 2 del processo di reporting. Ulteriori dettagli sulla configurazione generale della raccolta dati sono disponibili in questo articolo.

L'utilità dell'aggregazione dipende dal fatto che i dati debbano essere interrogati in modo strutturato da diverse entità. Diversi punti dati possono essere assegnati a gruppi diversi: ad esempio, i dati ambientali possono essere inviati solo ai siti di produzione, mentre i dati sociali vengono inviati a tutte le entità. Ulteriori informazioni sull'utilizzo dei gruppi di consolidamento sono disponibili qui.

Aggregazione e struttura organizzativa

L'aggregazione si basa sulla struttura organizzativa memorizzata nel sistema. Solo le entità assegnate a un punto dati aggregato ricevono la rispettiva richiesta. Per ogni unità è necessario definire un Responsabile Entità.

• Si tratta del referente responsabile dell'entità,
• che riceve la richiesta di aggregazione via e-mail,
• che può inserire i dati o inoltrarli a un altro fornitore di dati.

Definizione del Responsabile Entità all'interno della struttura organizzativa:

Impostazione di un'aggregazione nella fase 2:

Procedura per i Responsabili Entità

Una volta impostata la raccolta dati, completata la fase 2 e avviata la raccolta dati nella fase 3, i Responsabili Entità ricevono automaticamente le loro richieste. Ognuno di loro ha accesso limitato alla parte del report relativa alla propria entità.

I gestori di entità visualizzano:

• una panoramica dei punti dati da completare, ordinati in base ai requisiti di divulgazione
• il punto dati da completare
• tutte le informazioni fornite dal gestore/amministratore del modulo (allegati, definizioni, note)

I gestori di entità possono rispondere a tutti i punti dati assegnati o delegarli ai colleghi.

Se un'entità ha sottoentità (ad esempio, "Evergreen Solutions Germania" con sedi a "Berlino" e "Amburgo"), il gestore di entità di livello superiore può visualizzare l'avanzamento delle sue sottoentità. Può visualizzare i propri dati, ma può modificarli solo se è anche elencato come gestore di entità per quella sottoentità.

Importante: solo i gestori di entità possono inserire dati per la rispettiva entità nell'aggregazione. Questo vale anche per gli amministratori.

Per inserire dati aggiuntivi per l'intera entità (ad esempio, Evergreen Solutions Germania), utilizzare la sezione "Raccolta dati proprietari".

Un punto dati è considerato completo una volta compilato e contrassegnato come "Completato". Da questo momento in poi, la risposta delle entità è visibile ai Responsabili dei Moduli e agli Amministratori. Tuttavia, l'intera richiesta non può essere inviata finché tutti i punti dati all'interno della richiesta di aggregazione non sono stati completati. Se è richiesta l'approvazione dell'entità (da parte di un Approvatore ESRS all'interno dell'entità), lo stato cambierà in "Approvazione"; in caso contrario, cambierà in "Completato".

Ruolo di Sede Centrale / Responsabile dei Moduli / Amministratore

Una volta ricevute le risposte delle entità, la persona responsabile del report o dell'obbligo di divulgazione a livello di gruppo può esaminarle e monitorarne lo stato di avanzamento tramite "Visualizza avanzamento aggregazione". La barra di avanzamento mostra quante entità hanno completato le proprie richieste. Un'entità è considerata completa solo quando tutti i punti dati assegnati sono stati finalizzati e i dati sono stati inviati.

Il Responsabile dei Moduli o il proprietario del report deve quindi esaminare e consolidare le risposte delle entità. La panoramica direttamente all'interno del rispettivo punto dati, in "Visualizza avanzamento", è adatta a questo scopo.

Il punto dati mostra:

• il campo della risposta finale a livello di gruppo,
• sotto di esso, tutte le risposte aggregate delle singole entità.

Punti dati quantitativi

Gli input quantitativi (ad esempio, somme o percentuali) vengono automaticamente combinati in una risposta finale. Il responsabile deve solo verificarne la plausibilità e chiudere il punto dati.

Nota: alcuni punti dati quantitativi includono calcoli automatici aggiuntivi – i dettagli sono disponibili qui.

Punti dati qualitativi

Per i punti dati qualitativi, è necessario creare una risposta consolidata dalle singole risposte. Il campo della risposta finale è inizialmente vuoto.

Esistono tre modi per combinare le risposte:

• "Copia tutti gli input" – tutte le singole risposte, inclusi i loro nomi, vengono copiate nel campo finale.
• Riepilogo manuale – utile quando si desidera un riepilogo separato. La risposta deve essere formulata.
• Selezione manuale: i campi di selezione e le caselle di controllo devono sempre essere selezionati manualmente.

Importante: senza una risposta definitiva, il punto dati è considerato incompleto. L'aggregazione raccoglie solo gli input: la decisione finale su come rispondere a un punto dati spetta sempre al proprietario del report.

Inclusione nel paragrafo Fase 4 - Reporting

Nella sezione di reporting dell'obbligo di informativa nella Fase 4:

• Viene visualizzata solo la risposta finale del gruppo,
• Le risposte delle entità non sono più visibili,
• La funzione di intelligenza artificiale utilizza solo la risposta finalizzata a livello di gruppo.

Ciò garantisce che il report produca una risposta chiara, autorizzata e consolidata.

Best Practice per un'aggregazione di successo

• Fornire definizioni chiare in modo che tutte le entità comprendano quali dati vengono richiesti.
• Selezionare gruppi di consolidamento appropriati per raccogliere i dati in modo mirato.
• Valutare la pertinenza: valutare di non aggregare i punti dati qualitativi, ma piuttosto di elaborarli direttamente a livello di gruppo o tramite collaborazione.
• Non dimenticare la finalizzazione: l'aggregazione raccoglie i dati; I responsabili del report prendono le decisioni finali.

FAQ

L'aggregazione è come una richiesta di collaborazione?

Ci sono somiglianze, ma anche differenze importanti.

Somiglianze:

• Un responsabile decide in ultima analisi la risposta finale.

Differenze:

• L'aggregazione avviene lungo la struttura organizzativa.
• La richiesta è più scalabile e sistematica.
• I dati quantitativi vengono consolidati automaticamente.
• La collaborazione è una richiesta manuale, indirizzata individualmente.