ESRS-Bericht, Schritt 3 (1) Aggregation von Datenpunkten

Die Aggregation ist eine zentrale Funktion in der Datenerfassung, insbesondere wenn Daten aus mehreren Einheiten (z. B. Standorte, Tochtergesellschaften oder Abteilungen) gesammelt und zu einer konsolidierten Antwort auf Gruppenebene zusammengeführt werden sollen. Dieser Artikel erklärt im Detail, wie Aggregation funktioniert, welche Rollen und Schritte beteiligt sind und wie qualitative sowie quantitative Datenpunkte korrekt finalisiert werden.

Was bedeutet Aggregation und wann lohnt sie sich?

Bei der Aggregation wird ein Datenpunkt an mehrere organisatorische Einheiten gesendet, damit diese den Datenpunkt für ihre eigene Einheit beantworten. Anschließend werden die Eingaben zu einer finalen Antwort zusammengeführt. Je nach Datenpunkttyp geschieht dies:

• automatisch (z. B. bei Summen, Durchschnittswerten),

• unterstützt durch KI (Textzusammenfassungen),

• oder manuell (z. B. bei Auswahlmöglichkeiten oder qualitativen Textfeldern).

Die Aggregation wird im 2. Schritt der Berichterstattung eingerichtet. Weitere Details zur allgemeinen Einrichtung der Datenerfassung finden Sie in diesem Artikel.

Ob eine Aggregation sinnvoll ist, hängt davon ab, ob Daten strukturiert aus verschiedenen Einheiten abgefragt werden sollen. So können unterschiedlichen Gruppen unterschiedliche Datenpunkte zugewiesen werden - etwa, wenn Umweltdaten nur an Produktionsstandorte, soziale Daten hingegen an alle Einheiten gesendet werden. Mehr Informationen zur Nutzung von Konsolidierungskreisen finden Sie hier.

Aggregation und organisatorische Struktur

Die Aggregation basiert auf der im System hinterlegten Organisationsstruktur. Nur Einheiten, die einem aggregierten Datenpunkt zugeordnet sind, erhalten die jeweilige Anfrage.

Für jede Einheit muss ein Einheitsmanager definiert sein. Dieser:

• ist die verantwortliche Kontaktperson für die Einheit,

• erhält die aggregierte Abfrage per E‑Mail,

• kann Daten eintragen oder an weitere Datenlieferanten weiterleiten.

Festlegen des Einheitsmanagers innerhalb der Organisationsstruktur:

Aufsetzen einer Aggregation in Schritt 2:

Ablauf für Einheitsmanager

Nachdem die Datenerfassung vollständig eingerichtet, Schritt 2 abgeschlossen und die Datenerfassung in Schritt 3 gestartet wurde, erhalten die Einheitsmanager automatisch ihre Abfragen. Sie haben jeweils einen eingeschränkten Zugriff auf den Teil des Berichts, der ihre Einheit betrifft.

Einheitsmanager sehen:

• eine Übersicht der auszufüllenden Datenpunkte, sortiert nach Angabeplficht

• den auszufüllenden Datenpunkt,

• alle vom Modulmanager/Admin hinterlegten Informationen (Anhänge, Definitionen, Hinweise)

Einheitsmanager können alle zugewiesenen Datenpunkte beantworten oder an Kolleg:innen weiterdelegieren.

Hat eine Einheit untergeordnete Einheiten (z. B. „Evergreen Solutions Deutschland“ mit den Standorten „Berlin“ und „Hamburg“), sieht der übergeordnete Einheitsmanager den Fortschritt seiner Untereinheiten. Er kann deren Daten einsehen, jedoch nur dann bearbeiten, wenn er auch als Einheitsmanager dieser Untereinheit eingetragen ist.

Wichtig: Nur Einheitsmanager können Daten für ihre jeweilige Einheit in der Aggregation eintragen. Das gilt auch für Admins.

Um zusätzliche Daten für die gesamte Einheit (z. B. Evergreen Solutions Deutschland) einzugeben, nutzen Sie den Bereich „Eigene Datenerfassung“.

Ein Datenpunkt gilt als abgeschlossen, sobald er ausgefüllt und als „abgeschlossen“ markiert wurde. Ab diesem Zeitpunkt ist die Einheitsantwort bereits für Modulmanager und Admins sichtbar. Die gesamte Anfrage kann jedoch erst eingereicht werden, wenn alle Datenpunkte innerhalb der Aggregationsanfrage abgeschlossen sind. Wenn eine Einheitsgenehmigung erforderlich ist (durch einen ESRS Freigabeberechtigten der Einheit), wechselt der Status anschließend zu „in Genehmigung“, andernfalls zu „Abgeschlossen“.

Rolle von HQ / Modulmanager / Admin

Sobald Einheitsantworten eingegangen sind, kann die für den Bericht oder die Angabepflicht verantwortliche Person auf Gruppenebene diese prüfen und den Fortschritt über „Fortschritt der Datenaggregation anzeigen“ überwachen. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie viele Einheiten ihre Abfragen vollständig abgeschlossen haben. Als abgeschlossen zählt eine Einheit nur, wenn alle zugewiesenen Datenpunkte finalisiert wurden und die Daten eingereicht wurden.

Der Modulmanager bzw. Berichtsverantwortliche sollte anschließend die Einheitsantworten überprüfen und konsolidieren. Hierfür eignet sich die Übersicht direkt im jeweiligen Datenpunkt unter „Fortschritt anzeigen“.

Im Datenpunkt sieht man:

• das finale Antwortfeld auf Gruppenebene,

• darunter alle aggregierten Antworten der einzelnen Einheiten.

Quantitative Datenpunkte

Quantitative Eingaben (z. B. Summen oder Prozentangaben) werden automatisch zu einer finalen Antwort zusammengeführt. Die verantwortliche Person prüft nur noch die Plausibilität und schließt den Datenpunkt ab.

Hinweis: Einige quantitative Datenpunkte enthalten zusätzliche automatische Berechnungen – Details dazu hier.

Qualitative Datenpunkte

Bei qualitativen Datenpunkten muss aus den Einheitsantworten eine konsolidierte Antwort erstellt werden. Das finale Antwortfeld ist zunächst leer.

Es gibt drei Möglichkeiten der Zusammenführung:

1. „Kopieren Sie alle Einträge“ – alle Einheitsantworten werden inklusive Einheitennamen in das finale Feld übernommen.

2. Manuelle Zusammenfassung – sinnvoll, wenn eine eigenständige, zusammenfassende Antwort formuliert werden soll.

3. Manuelle Auswahl – Auswahlfelder und Checkboxen müssen immer manuell getroffen werden.

Wichtig: Ohne finale Antwort gilt der Datenpunkt als nicht abgeschlossen. Die Aggregation sammelt lediglich die Eingaben – die endgültige Entscheidung, wie ein Datenpunkt beantwortet wird, liegt immer beim Berichtsverantwortlichen.

Einbezug in Schritt 4 – Berichtserstellung

Im Berichtsparagraphen der Angabepflicht in Schritt 4:

• wird ausschließlich die finale Gruppenantwort angezeigt,

• Einheitsantworten sind nicht mehr sichtbar,

• die KI-Funktion nutzt ausschließlich die finalisierte Antwort auf Gruppenebene ein.

Damit wird sichergestellt, dass im Reporting eine eindeutige, autorisierte und konsolidierte Antwort ausgegeben wird.

Best Practices für erfolgreiche Aggregation

• Klare Definitionen bereitstellen: damit alle Einheiten verstehen, was abgefragt wird.

• Passende Konsolidierungskreise wählen: um Daten gezielt einzuholen.

• Sinnhaftigkeit prüfen: qualitative Datenpunkte ggf. nicht aggregieren, sondern direkt auf Gruppenebenebene oder via Kollaboration bearbeiten.

• Finalisierung nicht vergessen: Aggregation sammelt, Berichtsverantwortliche entscheiden.

Ist Aggregation wie eine Kollaborationsanfrage?

Es gibt Gemeinsamkeiten, aber wichtige Unterschiede.

Gemeinsamkeiten:

• Eine verantwortliche Person entscheidet am Ende über die finale Antwort.

Unterschiede:

• Aggregation erfolgt entlang der Organisationsstruktur.

• Abfrage ist skalierter und systematischer.

• Quantitative Daten werden automatisch konsolidiert.

• Kollaboration ist eine manuelle, individuell adressierte Anfrage.