So starten Sie mit der Arbeit im LkSG-Modul

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)-Modul unterstützt Sie dabei, Nachhaltigkeitsrisiken in Ihrer Lieferkette zu verstehen und zu minimieren. Wie Sie das mithilfe von Daato tun können, erfahren Sie in diesem Step-by-Step-Artikel.

Einführung ins Modul und Roter Faden

Erst einmal herzlich willkommen im LkSG-Modul. Hier geben wir Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie das Modul aufgebaut ist:

Mithilfe unseres Roten Fadens erklären wir außerdem die verschiedenen Schritte, die Sie mit Daato zur Erfüllung wesentlicher Anforderungen des LkSG tätigen können. Sehen Sie hier, wie der Workflow funktioniert:

Moduleinstellungen

Bevor Sie mit der Arbeit im Modul loslegen, sollten Sie sich erst einmal mit den Einstellungen befassen. Dort können Sie beispielsweise die Risikoeinstellungen anpassen, den Beschwerdemechanismus aktivieren, die Nutzung der Organisationsstruktur aktivieren und Ihren Verhaltenskodex hinterlegen, um die Zustimmung von Lieferanten hierzu einzufordern. Wie das funktioniert, sehen Sie hier:

Zum Hintergrund: die Risikologik von Daato wurde gemeinsam mit der Kanzlei Hogan Lovells entwickelt und geprüft. Die Risikoklassifizierungen basieren auf mehr als 50 global anerkannten Länderrisiko-Indizes und diversen Hintergrunddokumente zu Produktrisiken. Hier erfahren Sie mehr über unsere Risikologik.

Beschwerdemechanismus

Anforderung des LkSG ist es, einen öffentlich zugänglichen Beschwerdemechanismus anzubieten. Mithilfe von Daato können Sie dies tun, indem Sie in  den Einstellungen den LkSG-Beschwerdemechanismus aktivieren und den zugehörigen Link auf Ihrer Unternehmenswebsite einbinden. Parteien, die eine Beschwerde einreichen möchten, können dies dann durch Klick auf den Link tun. Wie das funktioniert, sehen Sie in diesen Videos:

Lieferantenverzeichnis

Nach dem Setup der Einstellungen geht es nun daran, Ihre Lieferanten im Tool hochzuladen und damit auch gleichzeitig die abstrakte Risikoanalyse durchzuführen. Das erfolgt im Lieferantenverzeichnis, was eine Liste all Ihrer Lieferanten mitsamt deren Risikoklassifizierung darstellt. Sie können diese Liste filtern und über das Verzeichnis auch schnell mit Lieferanten interagieren, indem Sie beispielsweise Selbstbewertungen anfordern.

Wie dieses Verzeichnis funktioniert, sehen Sie hier:

Die Basis des Verzeichnisses sind aber die Lieferantendaten, mit denen es gefüllt werden muss. Wie diese hochgeladen werden, erfahren Sie hier:

Für den Upload der Lieferantendaten benötigen Sie neben dem Lieferantennamen und einer Kontakt-Email insbesondere das Land, in dem der Lieferant ansässig ist, sowie das Produkt, welches der Lieferant Ihnen liefert. Diese beiden Kriterien sind die Grundlage der abstrakten Risikobewertung. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie beim Upload der Lieferantendaten im Detail beachten müssen. 

Lieferantenprofil

Über das Lieferantenverzeichnis kommen Sie auch ins Lieferantenprofil. Hier erfahren Sie mehr über die Risikobewertung des jeweiligen Lieferanten, die Antworten auf die Selbstbewertung, können detailliertere Daten über den Lieferanten hinterlegen und darüber hinaus auch die Interaktion mit dem Lieferanten verfolgen. Hier sehen Sie, wie das Profil aufgebaut ist:

Abstrakte Risikobewertung

Ein Herzstück des LkSG ist die abstrakte Risikobewertung. Hier ist die Anforderung des Gesetzes, dass Unternehmen all Ihre Lieferanten nach Länder und Branchenrisiko klassifizieren und priorisieren. Die abstrakte Risikobewertung gibt damit einen sehr guten Überblick über potentielle Risiken in der Lieferkette und potentiell risikobehaftete Lieferanten, mit denen Sie als Unternehmen sich besser auseinander setzen sollten.

Konkrete Risikobewertung mithilfe des Verhaltenskodex

Nach der abstrakten Risikoanalyse stehen Sie vor der Entscheidung, wie es nun weiter geht und welche Risiken Sie gezielter untersuchen und managen möchten. Hierbei hilft unsere konkrete Risikoanalyse weiter. Diese umfasst bei Daato unterschiedliche Schritte, u.a. die Einholung der Zustimmung zum Lieferanten-Verhaltenskodex durch Ihre Lieferanten. 

Das LkSG setzt voraus, dass Sie als Unternehmen nicht nur einen Unternehmens-internen Verhaltenskodex einführen, der die Risikokategorien des LkSG beinhaltet, sondern auch einen Lieferanten-Verhaltenskodex (der ebenfalls die Risikokategorien des LkSG abdeckt). 

Auf Daato können Sie den Lieferanten-Verhaltenskodex in den Einstellungen hochladen, und im Anschluss über das Lieferantenverzeichnis die Zustimmung von Lieferanten einholen. Falls Sie dies schon außerhalb von Daato getan haben, können Sie dies in den Lieferantenprofilen dokumentieren.

In diesem Video erfahren Sie, wie das Aufsetzen der Funktionalität und das Einholen der Zustimmung Ihrer Lieferanten zum Lieferanten-Verhaltenskodex funktioniert:

Die Lieferanten erhalten dann eine Email von Daato mit einer von Ihnen verfassten Nachricht. Sie können dann durch den Login in die Daato-Plattform Ihrem Verhaltenskodex zustimmen, Ihre Abfrage ablehnen oder aber ein Alternativ-Dokument hochladen, was sicherstellt, dass die Anforderungen Ihres Verhaltenskodex eingehalten werden. 

Konkrete Risikobewertung mithilfe der Selbstbewertung

Neben der Möglichkeit, Zustimmung zum Verhaltenskodex einzuholen, umfasst die konkrete Risikobewertung auf Daato die sogenannte Lieferanten-Selbstbewertung. Hierfür haben wir gemeinsam mit Hogan Lovells einen Selbstbewertungsfragebogen entwickelt. Diesen können Sie an risikobehaftete Lieferanten versenden, um zu prüfen, ob abstrakte Risiken tatsächlich fundiert sind oder ob die Lieferanten gegebenenfalls Maßnahmen eingeführt haben, um Risiken zu mitigieren. 

Das Feature funktioniert so, dass nur Risikokategorien abgefragt werden, die den Standard-Risikoschwellenwert (Medium) oder den von Ihnen angepassten Risikoschwellenwert überschreiten. Dadurch werden Lieferanten nicht unnötig belastet, sondern beantworten nur die Punkte, wo es auf Basis der abstrakten Risikoanalyse Anlass zur Sorge gibt. 

Versand und Abfrage der Selbstbewertung funktionieren wie folgt:

Die Lieferanten erhalten dann eine Email von Daato mit einer von Ihnen verfassten Nachricht. Sie können dann durch den Login in die Daato-Plattform den Fragebogen beantworten, Beweisdokumente hochladen und die ausgefüllte Selbstbewertung an Sie zurückschicken. Dies funktioniert folgendermaßen:

Sobald der Lieferant die Selbstbewertung beantwortet und an Sie zurückgeschickt hat, erhalten Sie eine Benachrichtung per Email. Außerdem sehen Sie im System im Menüpunkt Abfragen, welche Rückmeldungen Sie erhalten haben. Um sich nun die Resultate anzuschauen, klicken Sie entweder im Abfrage-Menü auf die Rückmeldung des Lieferanten, oder gehen über das Lieferantenprofil in den Reiter zur Selbstbewertung, wie im folgenden Video dargestellt.

Hier können Sie nun einsehen, wie der Lieferant geantwortet hat, welche Dokumente hochgeladen wurden, etc. Abhängig von den Antworten des Lieferanten ändert sich nun auch die Risikobewertung des Lieferanten. Wenn ein Lieferant als Resultat der abstrakten Risikoanalyse beispielsweise ein hohes Länderrisiko beim Thema Kinderarbeit verzeichnet, mithilfe der Selbstbewertung nun aber nachweisen kann, dass ausreichende interne Richtlinien und Maßnahmen existieren, um dieses Risiko zu mitigieren, reduziert sich das Risiko. Wie die beantwortet Selbstbewertung aussieht, sehen Sie in folgendem Video. 

Sofern Ihnen Antworten in der Rückmeldung des Lieferanten fehlen oder diese nicht zufriedenstellend sind, können Sie in der Abfrage auch eine Korrektur anfordern.

Präventionsmaßnahmen

Nach Durchführung der Selbstbewertung ist es auch möglich, weitere Präventionsmaßnahmen vom Lieferanten durchzuführen. 

Dies funktioniert folgendermaßen: erachten Sie die Rückmeldungen und Maßnahmen, die der Lieferant in bestimmten Risikokategorien getroffen hat, als nicht zureichend, können Sie anfordern, dass der Lieferant weitere Maßnahmen trifft. Hierzu werden standardmäßig auf Daato diverse Maßnahmen vorgeschlagen, die Sie auswählen können und die direkt mit der Risikologik aus der Selbstbewertung verknüpft sind. Der Lieferant hat also die Möglichkeit, im Rahmen der Selbstbewertung transparent gewordene Risiken durch eigene Maßnahmen zu minimieren.

Dafür nutzen Sie im Lieferantenverzeichnis die Schaltfläche "Präventionsmaßnahmen anfordern", oder treten diese Aktion direkt im Lieferantenprofil los. 

Der Lieferant erhält dadurch die Abfrage, bestimmte Maßnahmen in einem gewissen Zeitraum einzuführen, beispielsweise eine interne Richtlinie zum Thema Vermeidung von Kinderarbeit, und kann diese akzeptieren oder ablehnen. Sollte der Lieferant die angeforderten Maßnahmen umsetzen, würde sich dies positiv auf seine Risikobewertung auswirken. 

Vorfälle

Neben der abstrakten und konkreten Risikobewertung gibt es die Möglichkeit, über Daato potentielle Vorfälle in Ihrer Lieferkette zu verfolgen. Diese können aus drei Situationen auf Daato hervorgehen:

• Beschwerdemechanismus
• Medienmonitoring
• Historische Vorfälle

Der Beschwerdemechanismus und seine Funktion wurden in diesem Artikel bereits erläutert. 

Das Medienmonitoring ist ein Add on-Feature, das Daato auf Anfrage anbietet. Bitte kontaktieren Sie unseren Support dazu direkt.

Historische Vorfälle sind Vorfälle, die in der Vergangenheit geschehen sind und manuell eingetragen werden können, um sicherzustellen, dass eine Historie über zurückliegende Vorfälle beim Lieferanten vorliegt. 

In diesem Video erfahren Sie, wie der Menüpunkt Vorfälle funktioniert:

Abhilfemaßnahmen

Als Reaktion auf Vorfälle wie eingegangene Beschwerden können Sie vom Lieferanten auch Abhilfemaßnahmen einfordern. Dies funktioniert ähnlich wie die Präventionsmaßnahmen, allerdings werden hier von Daato keine Maßnahmen vorgeschlagen, da die Vorfälle so individuell sein können. Statt dessen können Sie eine Nachricht an den Lieferanten formulieren, in der Sie diesen um konkrete Schritte zur Abhilfe bitten.