Rollenbeschreibungen des VSME-Moduls

Geändert am Fr, 6 Feb um 9:45 VORMITTAGS

Das VSME-Modul unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Erfassung und Berichterstattung nachhaltigkeitsbezogener Informationen gemäß den Vorgaben des Freiwilligen Berichtsstandards für KMU (VSME). Um eine klare Verantwortungsverteilung und effiziente Workflows zu gewährleisten, stehen im Modul verschiedene Benutzerrollen zur Verfügung – VSME-Modulmanager, VSME-Einheitsmanager, VSME-Einheitsgenehmigender und VSME-Berichterstatter. Jede Rolle verfügt über spezifische Berechtigungen und Aufgaben, die die Qualität, Nachvollziehbarkeit und Konsistenz der Daten sicherstellen. Die folgende Übersicht zeigt, wie die einzelnen Rollen in den Reporting-Prozess eingebunden sind und welche Funktionen ihnen jeweils zur Verfügung stehen.

VSME-Modulmanager	Der VSME-Modulmanager hat die höchste Berechtigung im Modul – unabhängig von Entitäten. Er kann alle Berichte, Assessments und Einstellungen verwalten sowie Nutzer zuweisen. Eingriffe in die Aggregation von Daten und deren Freigabe sind jedoch nur möglich, wenn ihm zusätzlich die entsprechenden Rollen auf Einheitsebene (z. B. Manager der Einheit oder Freigabeberechtigter) zugewiesen wurden.
VSME-Einheitsmanager	Der VSME-Einheitsmanager hat Zugriff auf die Berichte, die seine zugewiesenen Einheiten enthalten, und kann dort Daten erfassen, Anfragen stellen und die Datenerhebung steuern. Auch die Nutzerverwaltung für diese Einheiten und deren untergeordnete Einheiten liegt in seinem Aufgabenbereich.
VSME-Einheitsgenehmigender	Der VSME-Einheitsgenehmigende ist für die Freigabe von Daten zuständig. Er kann die Berichte der ihm zugewiesenen Einheiten einsehen, Datenfreigaben erteilen oder die Datenerhebung erneut öffnen. Eine aktive Beteiligung an der Datenerhebung oder Nutzerverwaltung ist nur mit zusätzlichen Rollen möglich.
VSME-Berichterstatter	Der VSME-Berichterstatter ist für die Bearbeitung und Bewertung der ihm zugewiesenen Offenlegungen zuständig. Er kann den Bericht einsehen, Datenpunkte ausfüllen und Anfragen stellen. Andere Berichte oder Offenlegungen sowie Nutzermanagement sind nicht Teil seiner Befugnisse.

Im Anschluss finden Sie eine ausführliche Übersicht über die Rollen und ihre jeweiligen Berechtigungen im VSME-Modul. Die Aufschlüsselung zeigt, welche Aktionen den einzelnen Benutzertypen zur Verfügung stehen und wo ihre Grenzen liegen. So wird transparent, wer welche Aufgaben im Modul übernehmen kann. Die Übersicht hilft dabei, Zuständigkeiten besser zu verstehen, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen und die Zusammenarbeit im Team effizient zu gestalten.

VSME-Modulmanager:

Modul / Seite	Benutzer können	Benutzer können nicht
Organisationsstruktur	• Alle Entitäten auflisten • Alle Entitäten verwalten • Benutzerzuweisungen für VSME-Module aller Entitäten anzeigen • Benutzerzuweisungen für VSME-Module aller Entitäten verwalten • Jeder Position für VSME-Module aller Entitäten zugewiesen werden	• Benutzerzuweisungen für andere Module einsehen • In einer Position für andere Module zugewiesen werden
Abfragen	• Alle Anfragen für das VSME-Modul auflisten • Eigene gesendete und empfangene Anfragen auflisten und auf sie zugreifen Alle Datenpunkte ausfüllen Eine Antwort senden Die Anfrage ablehnen Die gesamte Anfrage an einen anderen Benutzer weiterleiten Daten für einen beliebigen Datenpunkt von einem anderen Benutzer anfordern Alle beantworteten Datenpunkte anzeigen Die Anfrage abbrechen Die Antwort akzeptieren Datenkorrektur der Antwort anfordern • Auf alle nicht eigenen Anfragen für das VSME-Modul zugreifen Alle Datenpunkte mit Antworten anzeigen	• Anfragen anderer Module auflisten und auf sie zugreifen
VSME Modul	• Zugriff auf Roten Faden • Zugriff auf Analysen Ziele verwalten • Zugriff auf Berichterstattung Alle Berichte auflisten, verwalten und auf sie zugreifen Schritt 1: Alle Angabepflichten auflisten, sie in den Berichtsumfang ein- und ausschließen Begründung für den Ausschluss von Angabepflichten geben Unternehmensspezifische Angabepflichten verwalten Schritt als abgeschlossen markieren Schritt 2: Benutzer Angabepflichten zuweisen Datenerfassungsmethode bestimmen Aggregation aufsetzen Datenpunkt-Details hinterlegen Schritt als abgeschlossen markieren Schritt 3: Daten für Datenpunkte außerhalb der Aggregation manuell eintragen und als abgeschlossen markieren Daten für Datenpunkte außerhalb der Aggregation anfordern Daten für alle Unternehmen in der Aggregation anzeigen Datenpunkte in der Aggregation für Unternehmen ausfüllen, anfordern und als abgeschlossen markieren, denen der Benutzer als Manager der Einheit für VSME zugewiesen ist Daten für alle Unternehmen übermitteln, denen der Benutzer als Manager der Einheit für VSME zugewiesen ist Genehmigung für alle Entitäten anfordern, denen der Benutzer als Manager der Einheit für VSME zugewiesen ist Datenerfassung für alle Entitäten erneut öffnen, denen der Benutzer als Manager der Einheit für VSME zugewiesen ist oder die einer Entität untergeordnet sind, der er als Manager der Einheit für VSME zugewiesen ist Daten für alle Entitäten genehmigen, denen der Benutzer als Freigabeberechtigter zugewiesen ist Alle Angabepflichten in Schritt 3 auflisten, endgültige Einträge ändern und als abgeschlossen markieren Schritt als abgeschlossen markieren Schritt 4: Berichtsparagraphen für alle Angabepflichten verfassen Bericht exportieren • Zugriff auf Einstellungen Verwalten des Nachhaltigkeitsprofil	• Daten einer Entität in der Aggregation ändern, übermitteln oder die Datenerfassung erneut öffnen, sofern sie nicht als Manager der Einheit für VSME für diese Entität eingetragen sind • Daten einer Entität in der Aggregation genehmigen, sofern sie nicht als Freigabeberechtigter für VSME für diese Entität eingetragen sind

VSME Modulmanager können Daten in der Aggregation bestimmter Einheiten nur ausfüllen, wenn sie auch für dieses als als Manager der Einheit für VSME zugewiesen sind.

Die Zuweisung von Angabepflichten in Schritt 2 ist nur für Nutzer mit den Rollen Admin, Modulmanager oder Berichterstatter möglich.

Außer Admins können nur VSME-Modulmanager Schritte im Workflow abschließen und erneut öffnen.

VSME-Einheitsmanager:

Modul / Seite	Benutzer kann	Benutzer kann nicht
Organisationsstruktur	• Alle Entitäten auflisten und Benutzerzuweisungen für das VSME-Modul anzeigen, denen der Benutzer zugewiesen ist, sowie deren Vorgänger und Nachfolger • Benutzerzuweisungen für das VSME-Modul für alle Entitäten verwalten, denen der Benutzer als Berichtsmanager zugewiesen ist, sowie deren Nachfolger • Der Position als Manager der Einheit im VSME-Modul für jede Entität zugewiesen werden	• Entitäten anzeigen, denen sie nicht zugewiesen sind, es sei denn, sie sind Vorgänger oder Nachfolger dieser Entitäten • Benutzerzuweisungen für andere Module anzeigen und jeder Position zugewiesen werden • Der Position Freigabeberechtigter für das VSME-Modul zugewiesen werden
Abfragen	• Eigene gesendete und empfangene Anfragen auflisten und auf sie zugreifen • Auf alle eigenen empfangenen Anfragen zugreifen Alle Datenpunkte ausfüllen Eine Antwort senden Die Anfrage ablehnen Die gesamte Anfrage an einen anderen Benutzer weiterleiten Daten für einen beliebigen Datenpunkt von einem anderen Benutzer anfordern • Auf alle eigenen gesendeten Anfragen zugreifen Alle beantworteten Datenpunkte anzeigen Die Anfrage abbrechen Die Antwort akzeptieren Datenkorrektur der Antwort anfordern	• Nicht eigene Anfragen auflisten oder darauf zugreifen
VSME Modul	• Zugriff auf Berichte Berichte auflisten, die die Entitäten enthalten, denen der Benutzer als Manager der Einheit in der Aggregation zugewiesen ist Datenpunkte in der Aggregation für Entitäten, denen der Benutzer als Manager der Einheit zugewiesen ist ausfüllen, Daten für Datenpunkte anfordern, Datenpunkte als abgeschlossen markieren, Daten übermitteln, Genehmigung für Entitäten anfordern Datenerfassung erneut öffnen für Entitäten, denen der Benutzer als Manager der Einheit zugewiesen ist oder die einer untergeordneten Entität	• Zugriff auf Roten Faden • Zugriff auf Analysen • Berichte auflisten, die keine Entität enthalten, der der Benutzer als Manager der Einheit zugewiesen ist • Berichte verwalten • Zugriff auf Schritt 1 und Schritt 3 der Berichte • Zugriff auf Datenpunkte, die Teil einer manuellen Datenerfassung in Schritt 2 sind • Anzeige von Entitäten der Aggregation, denen der Benutzer nicht zugewiesen ist, es sei denn, es handelt sich um Vorgänger oder Nachfolger dieser Entitäten • Aggregation in Schritt 2 als abgeschlossen markieren • Entitätsdaten in der Aggregation ändern oder übermitteln, sofern nicht die Position des Managers der Einheit für VSME für diese Entität zugewiesen ist • Datenerfassung für eine Entität in der Aggregation erneut öffnen, sofern nicht die Position des Managers der Einheit für VSME für diese Entität oder ihre übergeordnete Entität zugewiesen ist • Daten für eine Entität der Aggregation genehmigen • Berichte konsolidieren • Zugriff auf Einstellungen und Nachhaltigkeitsprofil

Stellen Sie sicher, dass Einheitsmanager der richtigen Entität in der Organisationsstruktur zugeordnet sind, bevor Sie starten. Erst danach erhält die Rolle ihre jeweiligen Berechtigungen für seine Entität.

Einheitsmanager können nur die Berichte sehen, denen ihre Entität zugewiesen ist.

VSME-Einheitsgenehmigender:

Modul / Seite	Benutzer kann	Benutzer kann nicht
Organisationsstrukur	• Alle Entitäten auflisten, denen der Benutzer zugewiesen ist, sowie deren Vorgänger und Nachfolger • Benutzerzuweisungen für das VSME-Modul für Entitäten anzeigen, denen der Benutzer als Freigabeberechtigter zugewiesen ist, sowie deren Vorgänger und Nachfolger • Für jede Entität einer Position des Freigabeberechtigten im VSME-Modul zugewiesen werden	• Entitäten anzeigen, denen sie nicht zugewiesen sind, es sei denn, sie sind Vorgänger oder Nachfolger dieser • Benutzerzuweisungen für andere Module anzeigen • Beliebige Entitäten verwalten • Benutzerzuweisungen verwalten • Einer beliebigen Position für andere Module zugewiesen werden • Der Position des Managers der Einheit für das VSME-Modul zugewiesen werden
Abfragen	• Eigene gesendete und empfangene Anfragen auflisten • Auf alle eigenen empfangenen Anfragen zugreifen Alle Datenpunkte ausfüllen Eine Antwort senden Die Anfrage ablehnen Die gesamte Anfrage an einen anderen Benutzer weiterleiten Daten für einen beliebigen Datenpunkt von einem anderen Benutzer anfordern • Auf alle eigenen gesendeten Anfragen zugreifen Alle beantworteten Datenpunkte anzeigen Die Anfrage abbrechen Die Antwort akzeptieren Datenkorrektur der Antwort anfordern	• Nicht eigene Anfragen auflisten oder darauf zugreifen
VSME Modul	• Zugriff auf Berichte Berichte auflisten, die die Entitäten enthalten, denen der Benutzer als Freigabeberechtigter einer Aggregation zugewiesen ist Auf diese Berichte zugreifen Daten für jede Entität in der Aggregation genehmigen, der der Benutzer als Freigabeberechtigter zugewiesen ist Datenerfassung erneut öffnen, für eine Entität in der Aggregation, der der Benutzer als Freigabeberechtigter zugewiesen ist	• Zugriff auf Roten Faden • Zugriff auf Analysen • Berichte auflisten, die keine Entität enthalten, der der Benutzer als Freigabeberechtigter zugewiesen ist • Berichte verwalten • Zugriff auf Schritt 1 und Schritt 3 der Berichte • Zugriff auf Datenpunkte, die Teil einer manuellen Datenerfassung in Schritt 2 sind • Anzeige von Entitäten in Aggregation, denen der Benutzer nicht zugewiesen ist, es sei denn, es handelt sich um Vorgänger oder Nachfolger dieser Entitäten • Aggregation in Schritt 2 als abgeschlossen markieren • Entitätsdaten in der Aggregation ändern oder übermitteln • Genehmigung für eine Entität anfordern • Datenerfassung für eine Entität erneut öffnen, sofern der Benutzer ihr nicht als Freigabeberechtigter zugewiesen ist • Daten für eine Entität in der Aggregation genehmigen, sofern der Benutzer ihr nicht als Freigabeberechtigter zugewiesen ist • Berichte konsolidieren • Zugriff auf Einstellungen und Nachhaltigkeitsprofil

VSME Berichterstatter:

Modul / Seite	Benutzer kann	Benutzer kann nicht
Organisationsstruktur		• Zugriff auf die Organisationsstruktur • Zuordnung zu einer beliebigen Position für ein beliebiges Modul einer beliebigen Entität
Abfragen	• Eigene gesendete und empfangene Anfragen auflisten • Auf alle eigenen empfangenen Anfragen zugreifen Alle Datenpunkte ausfüllen Eine Antwort senden Die Anfrage ablehnen Die gesamte Anfrage an einen anderen Benutzer weiterleiten Daten für einen beliebigen Datenpunkt von einem anderen Benutzer anfordern • Auf alle eigenen gesendeten Anfragen zugreifen Alle beantworteten Datenpunkte anzeigen Die Anfrage abbrechen Die Antwort akzeptieren Datenkorrektur der Antwort anfordern	• Nicht eigene Anfragen auflisten oder darauf zugreifen
VSME Modul	• Zugriff auf Berichte Auflistung von Berichten, die eine dem Benutzer zugewiesene Angabepflicht enthalten Zuordnung zu einer Angabepflicht in Schritt 2 Zugriff auf alle diese Berichte Schritt 2: Auflistung der dem Benutzer zugewiesenen Angabepflicht Senden von Anfragen für Datenpunkte, der dem Benutzer zugewiesenen Angabepflichten Schritt 3: Auflistung der dem Benutzer zugewiesenen Angabepflichten Eingabe von Daten, die Teil einer manuellen Datenerfassung sind, die dem Benutzer zugewiesenen sind Aktualisierung der endgültigen Offenlegungen für die dem Benutzer zugewiesenen Angabepflicht Schritt 4: Berichtsparagraphen verfassen, denen sie zugewiesen sind	• Zugriff auf Roten Faden • Zugriff auf Analysen • Berichte in der Berichterstattung verwalten • Berichte in der Berichterstattung auflisten, die keine Angaben enthalten, denen der Benutzer zugewiesen ist • Zugriff auf Schritt 1 der Berichte • Zugriff auf die Aggregation in Schritt 2 der Berichte • Angaben auflisten, denen der Benutzer in Schritt 2 und 3 der Berichte nicht zugewiesen ist • Berichte in Schritt 4 exportieren • Berichte konsolidieren • Zugriff auf Einstellungen und Nachhaltigkeitsprofil

Hinweis: Neben diesen Rollen gibt es im VSME-Modul auch Positionen, die entitätsspezifisch sind und in der Organisationsstruktur unter „VSME Benutzerzuordnungen“ zugewiesen werden. Die Positionen Manager der Einheit und Freigabeberechtigter können Nutzern jeweils für einzelne Einheiten zugewiesen werden.Bestimmte Berechtigungen gelten nur, wenn ein Nutzer nicht nur über die entsprechende Rolle verfügt, sondern auch die zugehörige Position in der Einheit innehat, in der die entsprechende Aktion durchgeführt werden soll. Daher ist es wichtig, neben der korrekten Rollenvergabe auch die entsprechenden Positionen in der Organisationsstruktur sorgfältig zu vergeben.