VSME-Bericht, Schritt 2: Datenerfassung vorbereiten

Nachdem Sie den Umfang Ihres Berichts bestätigt haben, sind Sie bereit, die Datenerfassung vorzubereiten. Sobald Sie diesen Schritt beginnen, sehen Sie alle Standards (z. B. B1, B2, C1, usw.), alle Angabepflichten (z. B. BP-1, E1-1 usw.) und Datenpunkte, die Sie in Schritt 1 für den Bericht ausgewählt haben.

Im zweiten Schritt haben Sie nun die Möglichkeit, die Datenerfassung einzurichten. Sie können Folgendes tun:

• Gesamte Metriken einem Kollegen zuweisen

• Einen Datenpunkt für die „manuelle“ Datenerfassung auswählen

• Einen Datenpunkt für die „aggregierte“ Datenerfassung auswählen

Was bedeuten „manuelle“ und „aggregierte“ Datenerfassung?

Manuelle Datenerfassung bedeutet, dass Sie entweder (1) einen Datenpunkt öffnen und ihn selbst beantworten oder ihn an einen Kollegen weiterleiten, oder (2) die Kollaborationsfunktion von Daato nutzen, um mit ausgewählten Experten zusammenzuarbeiten.

1. Beantwortung eines Datenpunkts durch sich selbst oder Anforderung einer Antwort von einem Kollegen
   Dies ist sinnvoll, wenn es sich um eine einfache Ja/Nein-Frage handelt, die die gesamte Organisation betrifft. Ein Beispiel dafür ist B1 24e "Welche Rechtsform hat Ihr Unternehmen?". Diese Frage kann in der Regel von einer Person auf Gruppenebene beantwortet werden – entweder von Ihnen selbst oder Sie fordern die Antwort von einem Kollegen wie hier gezeigt an.
   
   
2. Zusammenarbeit – Beantwortung eines Datenpunkts gemeinsam mit ausgewählten Experten
   Bei qualitativen Fragen kann es notwendig sein, den Input mehrerer Experten aus dem Unternehmen zu sammeln, da sie spezifisches Wissen besitzen, das in seiner Gesamtheit die Antwort auf den jeweiligen Datenpunkt liefert. Sie können dafür die „Zusammenarbeiten“-Funktion von Daato nutzen. Ein Beispiel dafür ist C3 55 "Wenn Sie in Sektoren mit hoher Klimaauswirkung tätig sind und einen Übergangsplan für die Eindämmung des Klimawandels verabschiedet haben, machen Sie bitte Angaben dazu und erläutern Sie, wie Sie zur Verringerung der Treibhausgasemissionen beitragen.". Hier kann es sinnvoll sein, Input von mehreren Kollegen zu sammeln. Jeder von ihnen kann Teile der Antwort beitragen, und Sie fassen diese dann zu einer „finalen“ Antwort zusammen.

Aggregierte Datenerfassung bedeutet, dass dieser Datenpunkt an eine größere Gruppe von Einheiten, z. B. alle Tochtergesellschaften oder alle Standorte, zusammen mit allen anderen für die aggregierte Datenerfassung ausgewählten Datenpunkten gesendet wird. Der Empfänger erhält eine Anfrage mit allen Datenpunkten, die für die aggregierte Datenerfassung ausgewählt wurden und ihm zugewiesen sind. Ein Beispiel dafür ist B6 35 "Bitte geben Sie Ihre gesamte Wasserentnahme an.", das an alle Einheiten, Standorte usw. gesendet und dann basierend auf allen Eingaben zu einer Summe aggregiert wird.

Klicken Sie auf Aggregieren, können Sie dann auch unterschiedliche Konsolidierungskreise auswählen. Sie können bestimmte Datenpunkte, z.B. die Umweltdaten, einer bestimmten Gruppe oder einem bestimmten Level an Einheiten aus der Organisationsstruktur senden, und andere Datenpunkte wiederum an andere.

Die Aggregation basiert auf der Organisationsstruktur und den zugewiesenen Nutzern. Sie ermöglicht die Datenerfassung von verschiedenen Einheiten gleichzeitig per Klick und aggregiert die Antworten automatisch.

Bei jedem Datenpunkt können Sie durch Klick auf das Stift-Icon können Sie außerdem Hintergrundinformationen über den jeweiligen Datenpunkt hinterlegen, den alle potentiellen Empfänger dann erhalten und einsehen können, beispielsweise interne Beschreibungen.

Wie geht es weiter?

Sobald Sie alle Angabepflichten und Datenpunkte durchgegangen sind und die Datenerfassungsmethode ausgewählt haben, klicken Sie auf „Schritt abschließen“, und Sie können zu Schritt 3 übergehen, in dem Sie die Daten tatsächlich eingeben und erfassen.

Kann ich nach Start der Datenerfassung noch Änderungen an den Zuweisungen vornehmen?

Ja, allerdings werden alle laufenden Abfragen gestoppt, wenn Schritt 2 wieder geöffnet wird. Deshalb ist es wichtig, sich so gut es geht in diesem Schritt zu überlegen, wer alles zugewiesen und beteiligt werden sollte.

Wenn ich Antworten selbst eingeben möchte, wie gehe ich dann vor?

Wählen Sie die manuelle Datenerfassung aus und weisen sich selbst zu.

Wenn ich einer Person mehrere Angabepflichten zuweise, erhält diese dann eine oder mehrere Benachrichtigungen?

Nach der Zuweisung in Schritt 2 erhält die Person eine einzelne E-Mail, die sie über alle zugewiesenen Angabepflichten informiert. Sobald jedoch die Datenerfassung in Schritt 3 gestartet wird, erhält sie für jede zugewiesene Angabepflicht eine separate E-Mail.