So starten Sie mit der ESRS-Berichterstattung

Geändert am Mo, 3 Feb um 10:28 VORMITTAGS

Im ESRS-Modul auf Daato können Sie die doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchführen, eine Gap-Analyse abschließen und dann ESRS-Daten erfassen und berichten.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie durch den Prozess der Datenerfassung gehen und Ihren Nachhaltigkeitsbericht vorbereiten, z. B. nachdem Sie Ihre Doppelte Wesentlichkeitsbewertung abgeschlossen haben, wie hier beschrieben.

Bevor Sie mit dem Modul loslegen, schauen Sie sich hier noch einmal die relevanten Rollen im ESRS-Modul an.

Roter Faden

Auch im ESRS-Modul führen wir Sie mithilfe unseres Roten Fadens wieder durch die verschiedenen Schritte, um zu Ihrem audit-fähigen CSRD-Nachhaltigkeitsbericht zu kommen. Im weiteren Verlauf dieses Artikels stellen wir Ihnen die unterschiedlichen Schritte vor. Hier sehen Sie außerdem, wie das ESRS-Modul auf Daato aufgebaut ist:

Bestimmung der Berichtsgrenzen

Eine zentrale Herausforderung vor dem Start des ESRS-Berichtsprozesses inklusive der Doppelten Wesentlichkeit besteht darin, sicherzustellen, dass alle relevanten Daten im gesamten Konzern einheitlich erfasst, analysiert und gemeldet werden können, einschließlich von allen Einheiten wie Tochtergesellschaften, Geschäftseinheiten oder Standorte.

Dazu muss das berichtende Unternehmen den Umfang der Berichterstattung definieren und festlegen, ob es einen konsolidierten oder einen individuellen Bericht erstellt. Wie Sie diese Entscheidung treffen und welche Auswirkungen das in unserer Software hat, lesen Sie hier. Bei Daato unterstützen wir Sie dabei, indem wir Ihre Organisationsstruktur einrichten, verantwortliche Kollegen zuweisen, gemeinsame Definitionen erstellen und Genehmigungs-Workflows einrichten. Auf diese Weise können alle Daten von jedem notwendigen Stakeholder auf Knopfdruck in einer konsistenten Weise gesammelt werden. So funktioniert das in der Software:

Doppelte Wesentlichkeitsanalyse

Nach der Festlegung der Berichtsgrenzen finden Sie hier eine Anleitung, wie Sie Ihre Doppelte Wesentlichkeitsbewertung durchführen.

ESRS-Berichterstattung mit Daato

Nachdem die Berichtsgrenzen geklärt sind, sind Sie bereit, mit der Berichterstattung zu beginnen. Diese unterteilt sich auf Daato in drei Schritte:

Auswahl der Angabepflichten
Vorbereitung der Datenerfassung
Datenerfassung
Berichterstattung

Hier sehen Sie, welche Schritte die Datenerfassung und Berichterstattung umfasst:

Schritt 1: Auswahl der Angabepflichten

Sodann besteht der wichtigste erste Schritt darin, den Umfang Ihres Berichts festzulegen, d.h. welche Angabepflichten (DRs) und Datenpunkte (DPs) enthalten sein sollten. Dies sollte auf den Resultaten der doppelten Wesentlichkeitsanalyse basieren. Wenn Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass ein Nachhaltigkeitsthema infolge Ihrer DMA wesentlich ist, sollten Sie Informationen gemäß allen DRs offenlegen, die sich auf dieses spezifische Nachhaltigkeitsthema im entsprechenden thematischen ESRS beziehen.

Außerdem sollten Sie zusätzliche unternehmensspezifische Offenlegungen machen, wenn das wesentliche Nachhaltigkeitsthema nicht durch einen ESRS abgedeckt ist oder nicht mit ausreichender Granularität abgedeckt wird. Am 18. Juni 2024 hat EFRAG ein Dokument veröffentlicht, das detaillierte Richtlinien zu den Verknüpfungen zwischen den Nachhaltigkeitsthemen in der DMA und den DRs und DPs bietet.

Die folgende Abbildung zeigt, wie dies funktioniert:

Auf Daato wurden alle Angabepflichten und Datenpunkte auf Basis der Ergebnisse der Wesentlichkeitsanalyse automatisch individuell konfiguriert, um den Ansprüchen der ESRS zu entsprechen. Die Auswahl der Angabepflichten wird automatisch vorgenommen, sobald die DMA mit dem neu erstellten ESRS-Bericht verknüpft ist.

Dieser Schritt ist - auch wenn Sie die Wesentlichkeitsanalyse mit Daato durchgeführt haben und von der automatischen Übertragung profitieren - relevant, denn Sie können hier auch:

Unternehmens-spezifische Angaben ergänzen
Phase-in-Bestimmungen anwenden oder festlegen, zu welchen Angabepflichten Sie gegebenenfalls keine Informationen haben und diese ausschließen
Kolleg:innen bestimmte Standards oder Angabepflichten zuweisen und damit die Verantwortlichkeit zuweisen

Wenn Sie Ihre Doppelte Wesentlichkeitsanalyse nicht mit Daato durchgeführt haben, können Sie in diesem Schritt die Ergebnisse in das Tool einpflegen, indem Sie mithilfe der "Aktivieren/Deaktivieren"-Schalter Standards, Angabepflichten oder sogar Datenpunkte in den Bericht ein- oder ausschließen.

Sobald Sie diesen Schritt starten, sehen Sie alle Standards (z. B. E1, S1, G1 etc.), alle Angabepflichten (z. B. BP-1, E1-1 etc.) und Datenpunkte, die in die vier Gruppen Allgemeine Offenlegungen, Umwelt, Soziales und Governance unterteilt sind. Wir bei Daato haben alle ESRS-Datenpunkte in unsere Software integriert und bieten Ihnen nun verschiedene Optionen, um diese zu vervollständigen. Die Vollständigkeit der Datenpunkte auf Daatos Software wurde vom Wirtschaftsprüfer Rödl & Partner bestätigt.

Wie das alles funktioniert, sehen Sie hier:

Sobald Sie Ihre Arbeit in diesem ersten Schritt abgeschlossen haben, können Sie den Schritt schließen und mit dem nächsten Schritt fortfahren. Sie können den Schritt jederzeit wieder öffnen, sollten jedoch bedenken, dass Änderungen an der (De-)Aktivierung der Angabepflichten zu einem späteren Zeitpunkt dazu führen können, dass Sie bereits eingegebene Daten für Angabepflichten verlieren, die Sie später ausschließen.

Schritt 2: Vorbereitung der Datenerfassung

Nachdem Sie den Umfang Ihres Berichts bestätigt haben, sind Sie bereit, die Datenerfassung vorzubereiten. Sobald Sie diesen Schritt beginnen, sehen Sie alle Standards (z. B. E1, S1, G1 usw.), alle Angabepflichten (z. B. BP-1, E1-1 usw.) und Datenpunkte, die Sie in Schritt 1 für den Bericht ausgewählt haben, verteilt auf die vier Gruppen: Allgemeine Offenlegungen, Umwelt, Soziales und Governance.

Im zweiten Schritt haben Sie nun die Möglichkeit, die Datenerfassung einzurichten. Sie können Folgendes tun:

Gesamte Angabepflichten einem Kollegen zuweisen
Einen Datenpunkt für die „manuelle“ Datenerfassung auswählen
Einen Datenpunkt für die „aggregierte“ Datenerfassung auswählen

Was bedeuten „manuelle“ und „aggregierte“ Datenerfassung?

Manuelle Datenerfassung bedeutet, dass Sie entweder (1) einen Datenpunkt öffnen und ihn selbst beantworten oder ihn an einen Kollegen weiterleiten, oder (2) die Kollaborationsfunktion von Daato nutzen, um mit ausgewählten Experten zusammenzuarbeiten.

Beantwortung eines Datenpunkts durch sich selbst oder Anforderung einer Antwort von einem Kollegen
Dies ist sinnvoll, wenn es sich um eine einfache Ja/Nein-Frage handelt, die die gesamte Organisation betrifft. Ein Beispiel dafür ist ESRS 2 "(BP-1 5 a) Was ist die Grundlage für die Erstellung Ihrer Nachhaltigkeitserklärung? Wurde sie auf konsolidierter oder individueller Basis erstellt?", bei dem die Antwort entweder „konsolidiert“ oder „individuell“ lautet. Diese Frage kann in der Regel von einer Person auf Gruppenebene beantwortet werden – entweder von Ihnen selbst oder Sie fordern die Antwort von einem Kollegen wie hier gezeigt an.
Collaboration – Beantwortung eines Datenpunkts gemeinsam mit ausgewählten Experten
Bei qualitativen Fragen kann es notwendig sein, den Input mehrerer Experten aus dem Unternehmen zu sammeln, da sie spezifisches Wissen besitzen, das in seiner Gesamtheit die Antwort auf den jeweiligen Datenpunkt liefert. Sie können dafür die „Zusammenarbeiten“-Funktion von Daato nutzen. Ein Beispiel dafür ist ESRS 2 "(GOV-5 36 a) Beschreiben Sie den Umfang, die Hauptmerkmale und die Komponenten der Risikomanagement- und internen Kontrollprozesse und -systeme, die Ihre Organisation in Bezug auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung anwendet". Hier kann es sinnvoll sein, Input von 2 oder 3 Kollegen aus dem Risikomanagement-Team zu sammeln, die über unterschiedliche Expertise verfügen. Jeder von ihnen kann Teile der Antwort beitragen, und Sie fassen diese dann zu einer „finalen“ Antwort zusammen.

Aggregierte Datenerfassung bedeutet, dass dieser Datenpunkt an eine größere Gruppe von Einheiten, z. B. alle Tochtergesellschaften oder alle Standorte, zusammen mit allen anderen für die aggregierte Datenerfassung ausgewählten Datenpunkten gesendet wird. Der Empfänger erhält eine Anfrage mit allen Datenpunkten, die für die aggregierte Datenerfassung ausgewählt wurden und ihm zugewiesen sind. Ein Beispiel dafür ist ESRS 3-4 "(E3-4 28 a) Wasserverbrauch", das an alle Einheiten, Standorte usw. gesendet und dann basierend auf allen Eingaben zu einer Summe aggregiert wird.

Die Aggregation basiert auf der Organisationsstruktur und den zugewiesenen Nutzern. Sie ermöglicht die Datenerfassung von verschiedenen Einheiten gleichzeitig per Klick und aggregiert die Antworten automatisch.

Sobald Sie alle Standards, Angabepflichten und Datenpunkte durchgegangen sind und die Datenerfassungsmethode ausgewählt haben, klicken Sie auf „Schritt abschließen“, und Sie können zu Schritt 3 übergehen, in dem Sie die Daten tatsächlich eingeben und erfassen.

Schritt 3: Datenerfassung

Sobald Sie den Vorbereitungsprozess in Schritt 2 abgeschlossen und alles eingerichtet haben, können Sie mit der Datenerfassung beginnen, indem Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen und eine Nachricht an alle Empfänger verfassen. Anschließend können Sie die Datenerfassung starten, und die Anfragen (per E-Mail-Benachrichtigung) werden direkt an alle Personen gesendet, die Sie den jeweiligen Einheiten, von denen Sie Daten sammeln möchten, zugewiesen haben. Diese antworten dann auf die Anfragen, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald das Feedback eingereicht wurde.

In diesem Video sehen Sie dargestellt, wie der gesamte Prozess funktioniert:

Während des gesamten Prozesses ist es wichtig, dass Sie oder Ihre Kollegen die Datenpunkte als abgeschlossen markieren, sobald sie beantwortet wurden, damit Sie jederzeit Ihren Fortschritt einsehen können. Sie können auch unsere Filterfunktion in der Tabelle verwenden, um beispielsweise schnell zu sehen, welche Datenpunkte noch nicht beantwortet wurden.

Schritt 4: Berichterstellung

Nachdem alle Datenpunkte als "Abgeschlossen" markiert wurden, können Sie Schritt 3: Datenerfassung abschließen und mit der Berichterstellung beginnen. Sie können diesen Schritt auch bereits starten, wenn Sie noch nicht alle Datenpunkte abgeschlossen haben.

Nun sehen Sie eine Tabelle mit allen Angabepflichten, für die Sie nun Ihre jeweiligen Berichtsparagraphen verfassen können. Dafür können Sie mithilfe den Hilfestellungen neben dem Fenster für das Berichtsparagraph die erfassten Daten aus dem vorherigen Schritt zu Rate ziehen, sich außerdem noch einmal die Angabepflicht anschauen, eine von Daato zur Verfügung gestellte Checkliste einsehen oder unsere Guidance als Hilfestellung nutzen. Außerdem können Sie Dokumente für Audit-Zwecke hochladen.

Neben der Möglichkeit, die Berichtsparagraphen selbst zu verfassen, haben Sie auf Daato auch die Möglichkeit, sich dabei von unserer künstlichen Intelligenz unterstützen zu lassen. So funktioniert das:

Nachdem Sie alle Berichtsparagraphen erstellt haben, können Sie den Bericht durch Klick auf den Button "Bericht exportieren" im Word-Format herunterladen. Das Dokument beinhaltet nicht nur Ihre verfassten Berichtsparagraphen, sondern auch die lt. ESRS in den Bericht aufzunehmenden Datenpunkte und Tabellen.

Daato arbeitet inzwischen auch an einer Funktionalität für die iXBRL-Berichterstattung. Bitte kontaktieren Sie hierzu unser Support-Team.