So starten Sie mit der VSME-Berichterstattung

Geändert am Fr, 11 Apr um 5:45 VORMITTAGS

Schon mit der ESRS-Berichterstattung gestartet? Kein Problem!
Erfahren Sie, wie Sie bereits erfasste Daten ganz einfach auch für Ihre VSME-Berichterstattung nutzen können. Lesen Sie dazu unseren Artikel zur Wiederverwendung von ESRS-Daten für VSME.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Datenerhebung im VSME-Modul durchführen und Schritt für Schritt Ihren Bericht vorbereiten.

Roter Faden

Im VSME-Modul führen wir Sie mit unserem Roten Faden durch die verschiedenen Schritte zu Ihrem Nachhaltigkeitsbericht. Im weiteren Verlauf dieses Artikels stellen wir Ihnen diese Schritte vor. Hier sehen Sie auch, wie das VSME-Modul innerhalb des EQS Sustainability Cockpit strukturiert ist:

Bestimmung der Berichtsgrenzen

Eine zentrale Herausforderung vor Beginn des Berichtsprozesses besteht darin, sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfasst, analysiert und konsistent über das gesamte Unternehmen hinweg berichtet werden können – einschließlich aller Tochtergesellschaften, Geschäftsbereiche oder Standorte.

Dazu muss das berichtende Unternehmen den Berichtsumfang festlegen und entscheiden, ob ein konsolidierter oder ein individueller Bericht erstellt werden soll. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Entscheidung treffen und welche Auswirkungen dies in unserer Software hat. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihrer Organisationsstruktur, der Zuweisung verantwortlicher Kollegen, der Erstellung gemeinsamer Definitionen und der Einrichtung von Genehmigungs-Workflows. So können alle erforderlichen Daten von den relevanten Stakeholdern auf Knopfdruck konsistent erfasst werden.

Schritt 1: Auswahl der Angabepflichten

Der erste Schritt im Berichtsprozess besteht darin, den Umfang Ihres Berichts zu bestimmen, d. h. welche Offenlegungspflichten (DRs) und Datenpunkte (DPs) enthalten sein sollen. Dies basiert auf dem "if applicable-Prinzip", was bedeutet, dass eine Offenlegung erforderlich ist, wenn das Nachhaltigkeitsthema für Ihr Unternehmen relevant ist. Falls ein Thema nicht zutrifft, können diese Elemente ausgeschlossen werden.

Sobald Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, können Sie ihn schließen und mit dem nächsten Schritt fortfahren. Sie können ihn jederzeit erneut öffnen, aber beachten Sie, dass spätere Änderungen an der (De-)Aktivierung von Offenlegungspflichten zu Datenverlusten für zuvor einbezogene Anforderungen führen können.

Schritt 2: Vorbereitung der Datenerfassung

Nachdem Sie den Umfang Ihres Berichts bestätigt haben, können Sie die Datenerfassung vorbereiten. Sobald Sie diesen Schritt beginnen, sehen Sie alle in Schritt 1 ausgewählten Offenlegungspflichten (z. B. B1, B2, C1 etc.) und Datenpunkte, die in vier Gruppen kategorisiert sind: Allgemeine Offenlegungen, Umwelt, Soziales und Governance.

In diesem Schritt können Sie:

Ganze Offenlegungspflichten einem Kollegen zuweisen.
Einen Datenpunkt für die "manuelle" Datenerhebung auswählen.
Einen Datenpunkt für die "aggregierte" Datenerhebung auswählen.
Vorab definierte Antwortmöglichkeiten für ausgewählte Datenpunkte bereitstellen.

Was bedeuten "manuelle" und "aggregierte" Datenerhebung?

Manuelle Datenerhebung bedeutet, dass Sie entweder (1) selbst eine Antwort auf einen Datenpunkt geben oder ihn an einen Kollegen weiterleiten können oder (2) mit Experten im Unternehmen zusammenarbeiten.

Beispiel: B1 24e "Welche Rechtsform hat Ihr Unternehmen?" – Diese Frage kann in der Regel von einer Person auf Konzernebene beantwortet werden.
Beispiel: C3 55 "Falls Ihr Unternehmen in klimasensitiven Sektoren tätig ist und einen Übergangsplan zur Minderung des Klimawandels verabschiedet hat, geben Sie bitte dazu Informationen an." Hier könnten mehrere Kollegen Input liefern müssen.

Aggregierte Datenerhebung sendet einen Datenpunkt an mehrere Einheiten (z. B. alle Tochtergesellschaften oder Standorte). Die gesammelten Antworten werden dann automatisch aggregiert.

Beispiel: B6 35 "Bitte geben Sie Ihre gesamte Wasserentnahme an." – Die Daten aller Einheiten werden gesammelt und summiert.

Durch Klicken auf "Aggregieren" können verschiedene Konsolidierungskreise ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten auf der entsprechenden Ebene innerhalb der Organisation erfasst werden.

Für jeden Datenpunkt können Sie über das Stiftsymbol Hintergrundinformationen hinzufügen, um den Befragten zusätzliche Kontextinformationen bereitzustellen.

Sobald alle Offenlegungspflichten und Datenpunkte überprüft und die Datenerhebungsmethoden ausgewählt wurden, klicken Sie auf "Schritt abschließen", um zu Schritt 3 zu gelangen.

Schritt 3: Datenerfassung

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie die Datenerfassung starten, indem Sie eine Frist setzen und eine Nachricht für die Empfänger entwerfen. E-Mail-Benachrichtigungen werden an alle zugewiesenen Kollegen gesendet, die dann ihre Antworten einreichen.

Während des gesamten Prozesses stellt die Markierung von Datenpunkten als "abgeschlossen" sicher, dass Sie den Fortschritt nachverfolgen können. Die Filterfunktion in der Tabelle ermöglicht es Ihnen, schnell unbeantwortete Datenpunkte zu identifizieren.

Wenn eine erneute Überprüfung erforderlich ist, können Sie eine Kommentarfunktion nutzen, um Rückfragen an die zuständigen Kollegen zu stellen oder um ergänzende Informationen anzufordern.

Schritt 4: Berichterstellung

Sobald alle Datenpunkte als "abgeschlossen" markiert wurden, können Sie Schritt 3: Datenerhebung finalisieren und mit der Erstellung des Berichts beginnen. Dieser Schritt kann auch gestartet werden, wenn einige Datenpunkte noch unvollständig sind.

Sie sehen nun eine Tabelle mit allen Offenlegungspflichten, in der Sie die entsprechenden Berichtspassagen erstellen können. Zur Unterstützung bietet das EQS Sustainability Cockpit Leitfäden, Checklisten und KI-gestützte Unterstützung zur Generierung von Entwürfen für Berichtsteile.

Zusätzlich können Sie relevante Dokumente für Prüfzwecke hochladen.

Nachhaltigkeitsprofil

Sobald Ihr Bericht fertiggestellt ist, können Sie Ihre wichtigsten ESG-Daten über das Nachhaltigkeitsprofil extern teilen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein öffentliches Profil mit ausgewählten Nachhaltigkeitsinformationen zu erstellen, das mit Investoren, Geschäftspartnern oder anderen Stakeholdern geteilt werden kann. Das Profil kann auf der Unternehmenswebsite eingebettet oder über einen öffentlichen Link geteilt werden. Zudem haben Stakeholder die Möglichkeit, vollständige Berichte herunterzuladen oder zentrale Nachhaltigkeitskennzahlen für weitere Analysen zu exportieren.