Module VSME – Guide des rôles et des permissions

Modifié le Ven, 6 Févr. à 11:19 H

Le module VSME accompagne les entreprises dans la collecte et le reporting structurés d'informations relatives au développement durable, conformément aux exigences de la norme de reporting volontaire pour les PME (VSME). Afin de garantir des responsabilités clairement définies et des flux de travail efficaces, le module propose plusieurs rôles utilisateurs : Gestionnaire de module VSME, Gestionnaire d'entité VSME, Approbateur d'entité VSME et Reporter VSME. Chaque rôle est assorti d'autorisations et de responsabilités spécifiques, conçues pour assurer la qualité, la traçabilité et la cohérence des données. La présentation ci-dessous décrit l'intégration de chaque rôle dans le processus de reporting et les fonctionnalités mises à leur disposition.

Gestionnaire de modules VSME	Le gestionnaire de module VSME détient les autorisations les plus élevées au sein du module, indépendamment des entités. Il peut gérer tous les rapports, évaluations et paramètres, et attribuer des utilisateurs. Cependant, il ne peut intervenir dans l'agrégation ou l'approbation des données que s'il possède également les rôles correspondants au niveau de l'entité (par exemple, gestionnaire d'entité VSME ou approbateur d'entité VSME).
Gestionnaire d'entités PME	Le gestionnaire d'entités PME a accès aux rapports contenant les entités qui lui sont assignées et peut y saisir des données, soumettre des demandes et gérer le processus de collecte de données. Il est également responsable de la gestion des utilisateurs de ces entités et de leurs entités subordonnées.
Approbateur d'entité VSME	L'approbateur d'entité VSME est responsable de l'approbation des données. Il peut consulter les rapports des entités qui lui sont assignées, approuver les saisies de données ou relancer le processus de collecte de données. Sa participation active à la saisie de données ou à la gestion des utilisateurs n'est possible que s'il se voit également attribuer des rôles supplémentaires.
Journaliste PME	Le déclarant PME est chargé du traitement et de l'évaluation des déclarations qui lui sont attribuées. Il peut consulter le rapport, compléter les données et soumettre des demandes. L'accès aux autres rapports ou déclarations, ainsi que la gestion des utilisateurs, ne font pas partie de ses autorisations.

Vous trouverez ci-dessous une présentation détaillée des rôles et de leurs autorisations respectives au sein du module VSME. Ce tableau indique les actions disponibles pour chaque type d'utilisateur et leurs limitations. Cette transparence permet de clarifier les responsabilités de chacun dans le module. Cette présentation favorise une meilleure compréhension des responsabilités, permet une attribution claire des rôles et encourage un travail d'équipe efficace.

Gestionnaire de modules VSME :

Module / Page	L'utilisateur peut	L'utilisateur ne peut pas
Structure hiérarchique	• Lister toutes les entités • Gérer toutes les entités • Consulter les affectations des utilisateurs aux modules VSME pour toutes les entités • Gérer les affectations des utilisateurs aux modules VSME pour toutes les entités • Chaque poste est affecté aux modules VSME de toutes les entités	• Consulter les affectations des utilisateurs pour d'autres modules • Être affecté à un poste pour d'autres modules
Demandes	• Lister toutes les requêtes pour le module VSME • Lister et consulter vos requêtes envoyées et reçues Saisir toutes les données Envoyer une réponse Rejeter la requête Transférer la requête à un autre utilisateur Demander des données pour n'importe quelle donnée à un autre utilisateur Consulter toutes les données ayant reçu une réponse Annuler la requête Accepter la réponse Demander une correction des données de la réponse • Accéder à toutes les requêtes du module VSME qui ne vous appartiennent pas • Consulter toutes les données ayant reçu une réponse	• Lister et accéder aux requêtes provenant d'autres modules
Module VSME	• Accès au fil rouge • Accès aux analyses Gérer les cibles • Accès aux rapports Lister, gérer et accéder à tous les rapports Étape 1 : Lister toutes les obligations de divulgation, les inclure et les exclure du périmètre du rapport Justifier l’exclusion des obligations de divulgation Gérer les obligations de divulgation spécifiques à l’entreprise Marquer l’étape comme terminée Étape 2 : Attribuer les obligations de divulgation aux utilisateurs Déterminer la méthode de collecte des données Configurer l’agrégation Enregistrer les détails des points de données Marquer l’étape comme terminée Étape 3 : Saisir manuellement les données pour les points de données hors agrégation et les marquer comme terminées Demander les données pour les points de données hors agrégation Afficher les données pour toutes les entreprises de l’agrégation Compléter, demander et marquer comme terminées les données des points de données de l’agrégation pour les entreprises dont l’utilisateur est responsable Soumettre les données pour toutes les entreprises dont l’utilisateur est responsable Demander l’approbation pour toutes les entités dont l’utilisateur est responsable Rouvrir la collecte de données pour toutes les entités dont l’utilisateur est responsable est désigné comme responsable d'unité PME ou est subordonné à une entité dont il est responsable d'unité PME. Approuver les données pour toutes les entités auxquelles l'utilisateur est désigné comme approbateur. Lister toutes les obligations de divulgation de l'étape 3, modifier les dernières entrées et marquer l'étape comme terminée. Marquer l'étape comme terminée. Étape 4 : Rédiger les paragraphes de rapport pour toutes les obligations de divulgation. Exporter le rapport. • Consolider les rapports. • Paramètres d'accès. Gérer le profil de durabilité.	• Modifier, soumettre ou rouvrir la collecte de données d'une entité dans l'agrégation, sauf si la personne concernée est désignée comme responsable de l'entité pour les PME. • Approuver les données d'une entité dans l'agrégation, sauf si la personne concernée est désignée comme approbateur PME pour cette entité.

Les gestionnaires de modules VSME ne peuvent renseigner les données dans l'agrégation d'unités spécifiques que s'ils sont également affectés à cette unité en tant que gestionnaire VSME.

L'attribution des exigences de divulgation à l'étape 2 n'est possible que pour les utilisateurs ayant les rôles d'administrateur, de gestionnaire de module ou de déclarant.

Outre les administrateurs, seul le gestionnaire de modules VSME peut terminer et rouvrir les étapes du flux de travail.

Gestionnaire d'entités PME :

Module / Page	L'utilisateur peut	L'utilisateur ne peut pas
Structure hiérarchique	• Lister toutes les entités et consulter les affectations des utilisateurs au module VSME auquel l'utilisateur est affecté, ainsi que leurs prédécesseurs et successeurs. • Gérer les affectations des utilisateurs au module VSME pour toutes les entités auxquelles l'utilisateur est affecté en tant que responsable de reporting, ainsi que pour leurs successeurs. • Être affecté au poste de responsable d'unité dans le module VSME pour chaque entité.	• Consulter les entités auxquelles ils ne sont pas affectés, sauf s'ils en sont les prédécesseurs ou les successeurs. • Consulter les affectations des utilisateurs pour les autres modules et être affecté à n'importe quel poste. • Être affecté au poste d'approbateur pour le module VSME.
Demandes	• Consulter et accéder à vos requêtes envoyées et reçues • Accéder à toutes vos requêtes reçues Saisir toutes les données Envoyer une réponse Rejeter la requête Transférer la requête à un autre utilisateur Demander des données pour n'importe quel point de données à un autre utilisateur • Accéder à toutes vos requêtes envoyées Consulter toutes les réponses Annuler la requête Accepter la réponse Demander une correction des données de la réponse	• Liste ou accès aux demandes qui ne vous appartiennent pas
Module VSME	• Accéder aux rapports Afficher les rapports contenant les entités dont l'utilisateur est responsable dans l'agrégation. Renseigner les points de données de l'agrégation pour les entités dont l'utilisateur est responsable, demander des données, marquer les points de données comme complets, soumettre les données et demander une approbation pour les entités. Relancer la collecte de données pour les entités dont l'utilisateur est responsable ou qui sont des entités enfants.	• Accès au Launchpad • Accès à Analytics • Afficher les rapports ne contenant pas d'entité dont l'utilisateur est responsable • Gérer les rapports • Accès aux étapes 1 et 3 des rapports • Accéder aux points de données collectés manuellement à l'étape 2 • Afficher les entités de l'agrégation auxquelles l'utilisateur n'est pas affecté, sauf s'il s'agit d'entités prédécesseurs ou successeurs • Marquer l'agrégation comme terminée à l'étape 2 • Modifier ou soumettre les données d'une entité dans l'agrégation, sauf si le rôle de responsable d'entité pour les PME est attribué à cette entité • Rouvrir la collecte de données pour une entité dans l'agrégation, sauf si le rôle de responsable d'entité pour les PME est attribué à cette entité ou à son entité parente • Approuver les données d'une entité dans l'agrégation • Consolider les rapports • Accès aux paramètres et au profil de durabilité

Avant de commencer, assurez-vous d'affecter votre responsable d'entité à l'entité correspondante dans la structure organisationnelle. Il ne disposera des autorisations nécessaires pour son entité qu'après cette étape.

Le gestionnaire d'entités ne peut voir que les rapports auxquels son entité est affectée.

Approbateur de l'entité PME :

Module / Page	L'utilisateur peut	L'utilisateur ne peut pas
Structure hiérarchique	• Lister toutes les entités auxquelles l'utilisateur est affecté, ainsi que leurs prédécesseurs et successeurs. • Afficher les affectations de l'utilisateur au module VSME pour les entités auxquelles il est affecté en tant qu'approbateur, ainsi que leurs prédécesseurs et successeurs. • Être affecté à un poste d'approbateur dans le module VSME pour chaque entité.	• Consulter les entités auxquelles ils ne sont pas affectés, sauf s'ils sont leurs prédécesseurs ou successeurs. • Consulter les affectations des utilisateurs pour les autres modules. • Gérer n'importe quelle entité. • Gérer les affectations des utilisateurs. • Être affecté à n'importe quel poste dans les autres modules. • Être affecté au poste de responsable d'unité pour le module VSME.
Demandes	• Liste des requêtes envoyées et reçues • Accès à toutes vos requêtes reçues Saisie de toutes les données Réponse Refus de la requête Transférer la requête à un autre utilisateur Demander des données pour n'importe quelle donnée à un autre utilisateur • Accès à toutes vos requêtes envoyées Consultation de toutes les données auxquelles une réponse a été apportée Annulation de la requête Acceptation de la réponse Demande de correction des données de la réponse	• Liste ou accès aux demandes qui ne vous appartiennent pas
Module VSME	• Accéder aux rapports Liste des rapports contenant les entités pour lesquelles l'utilisateur est désigné comme approbateur d'une agrégation Accéder à ces rapports Approuver les données de chaque entité de l'agrégation pour laquelle l'utilisateur est désigné comme approbateur Rouvrir la saisie de données pour une entité de l'agrégation pour laquelle l'utilisateur est désigné comme approbateur	• Accès au Launchpad • Accès à Analytics • Afficher les rapports ne contenant pas d'entité à laquelle l'utilisateur est associé • Gérer les rapports • Accès aux étapes 1 et 3 des rapports • Accès aux points de données collectés manuellement à l'étape 2 • Afficher les entités de l'agrégation auxquelles l'utilisateur n'est pas associé, sauf s'il s'agit de prédécesseurs ou de successeurs de ces entités • Marquer l'agrégation comme terminée à l'étape 2 • Modifier ou transférer les données d'une entité dans l'agrégation • Demander une approbation pour une entité • Rouvrir la collecte de données pour une entité si l'utilisateur n'est pas associé • Approuver les données d'une entité dans l'agrégation si l'utilisateur n'est pas associé • Consolider les rapports • Accès aux Paramètres et au Profil de durabilité

Reporter PME ;

Module / Page	L'utilisateur peut	L'utilisateur ne peut pas
Structure hiérarchique		• Accès à l'organigramme • Possibilité d'occuper n'importe quel poste dans n'importe quel module de n'importe quelle entité
Demandes	• Liste des requêtes envoyées et reçues • Accès à toutes vos requêtes reçues Saisie de toutes les données Réponse Refus de la requête Transférer la requête à un autre utilisateur Demander des données pour n'importe quelle donnée à un autre utilisateur • Accès à toutes vos requêtes envoyées Consultation de toutes les données auxquelles une réponse a été apportée Annulation de la requête Acceptation de la réponse Demande de correction des données de la réponse	• Liste ou accès aux demandes qui ne vous appartiennent pas
Module VSME	• Accès aux rapports Liste des rapports contenant une divulgation attribuée à l'utilisateur Attribution d'une divulgation à l'étape 2 Accès à tous ces rapports Étape 2 : Liste des divulgations attribuées à l'utilisateur Envoi de demandes de données pour les divulgations attribuées à l'utilisateur Étape 3 : Liste des divulgations attribuées à l'utilisateur Saisie des données issues d'une saisie manuelle attribuée à l'utilisateur Mise à jour des divulgations finales attribuées à l'utilisateur Étape 4 : Rédaction des paragraphes de rapport auxquels ils sont attribués	• Accès au Launchpad • Accès à Analytics • Gestion des rapports dans Reporting • Affichage des rapports ne contenant pas d'informations attribuées à l'utilisateur • Accès à l'étape 1 de Reporting • Accès à l'agrégation à l'étape 2 de Reporting • Affichage des informations non attribuées à l'utilisateur aux étapes 2 et 3 de Reporting • Exportation des rapports à l'étape 4 • Consolidation des rapports • Accès aux paramètres et au profil de durabilité

Remarque : Outre ces rôles, le module VSME inclut également des postes spécifiques à chaque entité, attribués dans l’organigramme sous « Attributions des utilisateurs VSME ». Les postes « Responsable d’unité » et « Approbateur » peuvent être attribués aux utilisateurs pour chaque unité. Certaines autorisations ne s’appliquent que si l’utilisateur possède non seulement le rôle correspondant, mais également le poste correspondant au sein de l’unité où l’action correspondante doit être effectuée. Il est donc important d’attribuer avec soin les postes correspondants dans l’organigramme, en plus d’attribuer correctement les rôles.