Comment configurer et utiliser le module de durabilité de la chaîne d’approvisionnement

Le module « Loi sur la diligence raisonnable de la chaîne d'approvisionnement » (LkSG) vous aide à comprendre et à atténuer les risques liés à la durabilité dans votre chaîne d'approvisionnement. Découvrez comment y parvenir avec l'aide de Daato dans cet article détaillé.

Introduction au module et au Launchpad

Tout d'abord, bienvenue dans le module LkSG. Voici un premier aperçu de sa structure :

Grâce à notre plateforme de lancement, nous vous expliquons également les différentes étapes à suivre avec Daato pour répondre aux exigences essentielles du LkSG. Découvrez le fonctionnement du flux de travail ici :

Paramètres du module

Avant de commencer à utiliser le module, consultez les paramètres. Vous pouvez y ajuster les paramètres de risque, activer le mécanisme de réclamation, activer l'utilisation de la structure organisationnelle et enregistrer vos codes de conduite afin de demander le consentement des fournisseurs. Découvrez comment cela fonctionne ici :

Contexte : La logique de risque de Daato a été élaborée et revue en collaboration avec le cabinet d'avocats Hogan Lovells. Les classifications des risques s'appuient sur plus de 50 indices de risque pays mondialement reconnus et sur divers documents de référence sur les risques produits. Pour en savoir plus sur notre logique de risque, cliquez ici .

Mécanisme de traitement des plaintes

La LkSG exige de proposer un mécanisme de réclamation accessible au public. Pour ce faire, utilisez Daato en activant le mécanisme de réclamation LkSG dans les paramètres et en ajoutant le lien associé sur le site web de votre entreprise. Les parties souhaitant déposer une réclamation peuvent ensuite cliquer sur ce lien. Découvrez son fonctionnement dans ces vidéos :

Annuaire des fournisseurs

Une fois les paramètres définis, il est temps de télécharger vos fournisseurs dans l'outil et de réaliser l'analyse de risque abstraite. Cette opération s'effectue dans l'annuaire des fournisseurs, qui répertorie tous vos fournisseurs avec leur classification de risque. Vous pouvez filtrer cette liste et interagir rapidement avec eux via l'annuaire, par exemple en leur demandant des auto-évaluations .

Vous pouvez voir comment ce répertoire fonctionne ici :

Cependant, la base de l'annuaire réside dans les données des fournisseurs qu'il doit contenir. Vous trouverez ici comment ajouter des fournisseurs :

Pour télécharger les données du fournisseur, vous avez besoin du nom du fournisseur, de son adresse e-mail, de son pays d'implantation et du produit qu'il vous livre. Ces deux critères constituent la base de l'évaluation abstraite des risques. Cet article détaille les points à prendre en compte lors du téléchargement des données du fournisseur. 

Profil du fournisseur

Vous pouvez également accéder au profil fournisseur via l'annuaire des fournisseurs. Vous y trouverez des informations sur l'évaluation des risques du fournisseur concerné, les réponses à l'auto-évaluation, des données plus détaillées sur le fournisseur et le suivi de ses interactions. Vous trouverez ici la structure du profil :

Évaluation abstraite des risques

L'évaluation abstraite des risques est un élément central de la LkSG. La loi impose aux entreprises de classer et de hiérarchiser tous leurs fournisseurs en fonction des risques pays et sectoriels. Cette évaluation offre ainsi un excellent aperçu des risques potentiels dans la chaîne d'approvisionnement et des fournisseurs potentiellement à haut risque que votre entreprise devrait mieux gérer. 

Évaluation concrète des risques à l'aide du code de conduite

Après l', vous devez décider de la marche à suivre et des risques que vous souhaitez analyser et gérer plus précisément. Notre analyse des risques spécifique peut vous aider. Chez Daato, cette analyse comprend plusieurs étapes, dont l'obtention du consentement de vos fournisseurs au Code de conduite des fournisseurs. 

La LkSG exige que vous, en tant qu'entreprise, introduisiez non seulement un code de conduite interne à l'entreprise qui inclut les catégories de risque de la LkSG, mais également un code de conduite des fournisseurs (qui couvre également les catégories de risque de la LkSG). 

Sur Daato, vous pouvez télécharger le code de conduite des fournisseurs dans les paramètres, puis obtenir leur approbation via l'annuaire des fournisseurs. Si vous avez déjà effectué cette opération en dehors de Daato, vous pouvez la documenter dans les profils des fournisseurs.

Regardez cette vidéo pour découvrir comment configurer la fonctionnalité et obtenir le consentement de vos fournisseurs au Code de conduite des fournisseurs :

Les fournisseurs recevront ensuite un e-mail de Daato contenant un message rédigé par vos soins. Ils pourront alors accepter votre code de conduite en se connectant à la plateforme Daato, rejeter votre demande ou télécharger un document alternatif garantissant le respect des exigences de votre code de conduite. 

Évaluation concrète des risques à l'aide de l'auto-évaluation

Outre la possibilité d'obtenir le consentement au Code de conduite, l'évaluation des risques spécifique sur Daato comprend l'auto-évaluation des fournisseurs. En collaboration avec Hogan Lovells, nous avons développé un questionnaire d'auto-évaluation à cet effet. Vous pouvez l'envoyer aux fournisseurs à haut risque afin de vérifier si les risques abstraits sont bien fondés ou si ces derniers ont mis en place des mesures pour les atténuer. 

Cette fonctionnalité fonctionne de telle sorte que seules les catégories de risque dépassant le seuil de risque standard (moyen) ou le seuil de risque personnalisé sont demandées. Ainsi, les fournisseurs ne sont pas soumis à des contraintes inutiles, mais répondent uniquement aux points qui suscitent des inquiétudes, selon l'analyse abstraite des risques. 

L'envoi et la demande d'auto-évaluation fonctionnent comme suit :

Les fournisseurs recevront ensuite un e-mail de Daato contenant un message rédigé par vos soins. Ils pourront ensuite répondre au questionnaire en se connectant à la plateforme Daato, télécharger leurs justificatifs et vous renvoyer l'auto-évaluation complétée. Voici comment procéder :

Dès que le fournisseur aura répondu à l'auto-évaluation et vous l'aura renvoyée, vous recevrez une notification par e-mail. Vous pouvez également consulter les commentaires reçus dans le système, sous l'option « Demande ». Pour consulter les résultats, cliquez sur le commentaire du fournisseur dans le menu « Demande » ou accédez à l'onglet « Auto-évaluation » depuis le profil du fournisseur, comme illustré dans la vidéo suivante.

Vous pouvez désormais consulter les réponses du fournisseur, les documents téléchargés, etc. En fonction de ses réponses, son évaluation des risques sera également modifiée. Par exemple, si un fournisseur présente un risque pays élevé en matière de travail des enfants suite à l'analyse des risques abstraite, mais qu'il peut désormais prouver, grâce à l'auto-évaluation, l'existence de directives et de mesures internes suffisantes pour atténuer ce risque, celui-ci est réduit. Vous pouvez découvrir l'auto-évaluation dans la vidéo suivante. 

Si les réponses dans les commentaires du fournisseur sont manquantes ou insatisfaisantes, vous pouvez également demander une correction dans la demande.

Mesures préventives

Après avoir effectué l'auto-évaluation, il est également possible de demander au fournisseur des mesures préventives supplémentaires. 

Le principe est le suivant : si vous estimez que les retours et les mesures prises par le fournisseur pour certaines catégories de risques sont insuffisants, vous pouvez lui demander de prendre des mesures supplémentaires. À cet effet, Daato propose par défaut différentes mesures, que vous pouvez sélectionner et qui sont directement liées à la logique de risque issue de l'auto-évaluation. Le fournisseur a ainsi la possibilité de minimiser les risques révélés par l'auto-évaluation en adoptant ses propres mesures.

Pour ce faire, utilisez le bouton « Demander des mesures préventives » dans l'annuaire des fournisseurs ou initiez cette action directement dans le profil du fournisseur. 

Le fournisseur est ensuite invité à mettre en place certaines mesures dans un délai déterminé, par exemple une directive interne visant à éviter le travail des enfants, et peut les accepter ou les refuser. La mise en œuvre des mesures demandées par le fournisseur aura un impact positif sur son évaluation des risques. 

Incidents

Outre l'évaluation des risques abstraits et concrets, Daato permet de suivre les incidents potentiels dans votre chaîne d'approvisionnement. Ces incidents peuvent survenir dans trois situations :

• Mécanisme de plainte
• Surveillance des médias
• Incidents historiques

Le mécanisme de plainte et sa fonction ont déjà été expliqués dans cet article. 

La surveillance des médias est une fonctionnalité complémentaire proposée par Daato sur demande. Veuillez contacter directement notre équipe d'assistance.

Les incidents historiques sont des incidents qui se sont produits dans le passé et peuvent être saisis manuellement pour garantir que le fournisseur dispose d'un historique des incidents passés. 

Regardez cette vidéo pour découvrir comment fonctionne l'élément de menu Incidents :

Mesures correctives

En cas d'incidents tels que des réclamations, vous pouvez également demander au fournisseur des mesures correctives. Ce principe est similaire aux mesures préventives, mais Daato ne propose aucune mesure ici, car les incidents sont généralement traités au cas par cas. Vous pouvez plutôt formuler un message au fournisseur lui demandant de prendre des mesures spécifiques pour remédier à la situation.