La agregación es una función clave en la recopilación de datos, especialmente cuando es necesario recopilar datos de múltiples entidades (p. ej., sedes, filiales o departamentos) y combinarlos en una respuesta consolidada a nivel de grupo. Este artículo explica en detalle cómo funciona la agregación, las funciones y los pasos necesarios, y cómo finalizar correctamente los puntos de datos cualitativos y cuantitativos.
¿Qué es la agregación y cuándo es conveniente?
La agregación implica enviar un punto de datos a múltiples entidades de la organización para que puedan gestionarlo según sus propios fines. Los datos se combinan posteriormente en una respuesta final. Según el tipo de punto de datos, esto puede hacerse:
- automáticamente (p. ej., para totales, promedios),
- con apoyo de IA (resúmenes de texto),
- o manualmente (p. ej., para campos de texto de opción múltiple o cualitativos).
La agregación se configura en el paso 2 del proceso de generación de informes. Puede encontrar más detalles sobre la configuración general de la recopilación de datos en este artículo.
La utilidad de la agregación depende de si se consultan los datos de forma estructurada desde diferentes entidades. Se pueden asignar diferentes puntos de datos a diferentes grupos; por ejemplo, los datos ambientales solo se pueden enviar a las plantas de producción, mientras que los datos sociales se envían a todas las entidades. Puede encontrar más información sobre el uso de grupos de consolidación aquí.
Agregación y estructura organizativa
La agregación se basa en la estructura organizativa almacenada en el sistema. Solo las entidades asignadas a un punto de datos agregado reciben la solicitud correspondiente. Se debe definir un Gestor de Entidad para cada unidad.
Esta persona es la persona de contacto responsable de la entidad, recibe la solicitud agregada por correo electrónico y puede introducir datos o reenviarlos a otro proveedor de datos.
Definición del Gestor de Entidad dentro de la estructura organizativa:
Configuración de una agregación en el paso 2:
Procedimiento para Gestores de Entidad
Una vez configurada la recopilación de datos, completado el paso 2 y comenzado el proceso en el paso 3, los Gestores de Entidad reciben automáticamente sus solicitudes. Cada uno tiene acceso restringido a la parte del informe correspondiente a su entidad.
Los administradores de entidades ven:
- Un resumen de los puntos de datos que deben completarse, ordenados por requisitos de divulgación
- El punto de datos que debe completarse
- Toda la información proporcionada por el administrador/gerente del módulo (archivos adjuntos, definiciones, notas)
Los administradores de entidades pueden responder a todos los puntos de datos asignados o delegarlos a sus colegas.
Si una entidad tiene subentidades (por ejemplo, "Evergreen Solutions Alemania" con ubicaciones en "Berlín" y "Hamburgo"), el administrador de entidad de nivel superior puede ver el progreso de sus subentidades. Puede ver sus datos, pero solo puede editarlos si también figura como administrador de entidad de esa subentidad.
Importante: Solo los administradores de entidades pueden introducir datos de su respectiva entidad en la agregación. Esto también aplica a los administradores.
Para introducir datos adicionales para toda la entidad (por ejemplo, Evergreen Solutions Alemania), utilice la sección "Recopilación de datos propios".
Un punto de datos se considera completo una vez completado y marcado como "Completado". A partir de este momento, la respuesta de la entidad es visible para los administradores y gestores de módulos. Sin embargo, la solicitud completa no se puede enviar hasta que se completen todos los puntos de datos de la solicitud de agregación. Si se requiere la aprobación de la entidad (por un aprobador de ESRS dentro de la entidad), el estado cambiará a "Aprobación"; de lo contrario, cambiará a "Completado".
Rol de la sede central / Gestor de módulos / Administrador
Una vez recibidas las respuestas de la entidad, la persona responsable del informe o del requisito de divulgación a nivel de grupo puede revisarlas y supervisar el progreso mediante "Ver progreso de agregación". La barra de progreso muestra cuántas entidades han completado sus solicitudes. Una entidad solo se considera completa cuando se han finalizado todos los puntos de datos asignados y se han enviado los datos.
El gestor de módulos o el responsable del informe deben revisar y consolidar las respuestas de la entidad. La vista general, directamente dentro del punto de datos correspondiente, en "Ver progreso", es adecuada para este fin.
El punto de datos muestra:
- el campo de respuesta final a nivel de grupo,
- debajo, todas las respuestas agregadas de las entidades individuales.
Puntos de Datos Cuantitativos
Las entradas cuantitativas (p. ej., sumas o porcentajes) se combinan automáticamente en una respuesta final. El responsable solo necesita comprobar la verosimilitud y cerrar el punto de datos.
Nota: Algunos puntos de datos cuantitativos incluyen cálculos automáticos adicionales; puede encontrar más información aquí.
Puntos de Datos Cualitativos
Para los puntos de datos cualitativos, se debe crear una respuesta consolidada a partir de las respuestas individuales. El campo de respuesta final está inicialmente vacío.
Hay tres maneras de combinar las respuestas:
- "Copiar todas las entradas": todas las respuestas individuales, incluidos sus nombres, se copian en el campo final.
- Resumen manual: útil cuando se crea un resumen independiente. Se debe formular la respuesta.
- Selección manual: los campos de selección y las casillas de verificación siempre deben seleccionarse manualmente.
Importante: Sin una respuesta final, el punto de datos se considera incompleto. La agregación solo recopila las entradas; la decisión final sobre cómo se responde a un punto de datos siempre recae en el propietario del informe.
Inclusión en el Paso 4: Párrafo de informes
En la sección de informes del requisito de divulgación del Paso 4:
- Solo se muestra la respuesta final del grupo.
- Las respuestas de las entidades ya no son visibles.
- La función de IA utiliza solo la respuesta final a nivel de grupo.
Esto garantiza que el informe genere una respuesta clara, autorizada y consolidada.
Mejores prácticas para una agregación exitosa
- Proporcione definiciones claras para que todas las entidades comprendan qué datos se solicitan.
- Seleccione los grupos de consolidación adecuados para recopilar datos de forma específica.
- Evalúe la relevancia: Considere no agregar puntos de datos cualitativos, sino procesarlos directamente a nivel de grupo o mediante colaboración.
- No olvide la finalización: La agregación recopila datos; Los responsables de los informes toman las decisiones finales.
FAQ
¿Es la agregación como una solicitud de colaboración?
Existen similitudes, pero también diferencias importantes.
Similitudes:
- Una persona responsable decide la respuesta final.
Diferencias:
- La agregación se produce a lo largo de la estructura organizativa.
- La solicitud es más escalable y sistemática.
- Los datos cuantitativos se consolidan automáticamente.
- La colaboración es una solicitud manual que se gestiona individualmente.
¿Le ha sido útil este artículo?
¡Qué bien!
Gracias por sus comentarios
¡Sentimos mucho no haber sido de ayuda!
Gracias por sus comentarios
Sus comentarios se han enviado
Agradecemos su esfuerzo e intentaremos corregir el artículo