Rapport ESRS – Étape 2 : préparer la collecte des données

Après avoir confirmé le périmètre de votre rapport, vous êtes prêt à préparer la collecte des données. Dès le début de cette étape, vous verrez tous les standards (par ex. E1, S1, G1, etc.), toutes les exigences de divulgation (par ex. BP-1, E1-1, etc.) et tous les points de données que vous avez sélectionnés à l’Étape 1, répartis en quatre groupes :

• Divulgations générales

• Environnemental

• Social

• Gouvernance

Configurer la collecte des données

Vous pouvez :

• Affecter des exigences de divulgation entières à un collègue
  

• Sélectionner un point de données pour une collecte manuelle

• Sélectionner un point de données pour une collecte agrégée

• 

Comment faire :

1. Cliquez sur Affecter pour désigner un responsable de l’exigence de divulgation.

2. Cliquez sur Manuel ou Agrégé sous chaque point de données selon la méthode souhaitée.

Qu’est-ce que la collecte “manuelle” et “agrégée” ?

Collecte manuelle

Vous pouvez soit :

1. Répondre vous-même au point de données ou le transmettre à un collègue,

2. Utiliser la fonction Collaboration de Daato pour travailler avec des experts sélectionnés.

• Réponse individuelle ou transmission
  Utile pour une question simple oui/non qui concerne l’ensemble de l’organisation.
  Exemple : ESRS 2 “(BP-1 5 a) Sur quelle base préparez-vous votre déclaration de durabilité ? Consolidée ou individuelle ?”
  La réponse (« consolidée » ou « individuelle ») peut être fournie par une seule personne au niveau groupe.

• Collaboration
  Pour des questions qualitatives, plusieurs experts peuvent contribuer chacun avec leur expertise.
  Exemple : ESRS 2 “(GOV-5 36 a) Décrivez la portée, les principales caractéristiques et composantes des processus et systèmes de gestion des risques et de contrôle interne appliqués à la publication de durabilité.”
  Vous pouvez inviter 2 ou 3 collègues du service gestion des risques à collaborer, chacun ajoutant sa partie, puis consolider les réponses.

Collecte agrégée

Le point de données est envoyé à un ensemble d’entités (toutes les filiales, tous les sites, etc.), avec tous les autres points marqués “agrégés”.

• Le destinataire reçoit une seule requête regroupant tous ces points.

• Exemple : ESRS 3-4 “(E3-4 28 a) Consommation d’eau” est adressé à toutes les entités et consolidé ensuite en un total global.

Astuce : Après avoir cliqué sur Agrégée, vous pouvez choisir différents cercles de consolidation :
envoyer certains points (ex. données environnementales) à un groupe spécifique ou à un certain niveau de l’organisation, et d’autres à d’autres responsables.

L’agrégation s’appuie sur la structure organisationnelle et les utilisateurs assignés, ce qui permet de collecter simultanément des données de plusieurs unités en un clic et d’agréger automatiquement les réponses.

Informations de contexte

Pour chaque point de données, cliquez sur l’icône crayon pour ajouter des informations de contexte (description interne, source, etc.), accessibles à tous les destinataires potentiels.

Et après ?

Une fois que vous avez revu tous les standards, exigences et points de données, et choisi la méthode de collecte, cliquez sur “Marquer comme terminé” pour passer à l’Étape 3, où vous pourrez saisir et rassembler les données.

FAQ

Puis-je modifier les affectations après avoir lancé la collecte ?
Oui, mais toutes les requêtes en cours seront interrompues si vous réouvrez l’Étape 2. Il est donc crucial de bien réfléchir à qui assigner chaque tâche.

Je souhaite répondre moi-même aux données : que faire ?
Sélectionnez la collecte manuelle et assignez-vous le point de données.

Si j’assigne plusieurs exigences à une même personne, recevra-t-elle une ou plusieurs notifications ?

• Après l’affectation (Étape 2), elle reçoit un seul e-mail récapitulatif de toutes les tâches.

• Lors de la collecte (Étape 3), elle recevra un e-mail distinct pour chaque exigence assignée.

Qui peut être affecté à une DR ?

Dans l’étape 2 de la déclaration ESRS, les utilisateurs ayant les rôles Admin, Responsable de module ESRS et Déclarant ESRS peuvent être affectés à une obligation de publication (Disclosure Requirement, DR).
Tous les utilisateurs disposant de ces rôles apparaissent dans la fenêtre d’attribution et peuvent être sélectionnés.

Comment gérer les points de données calculés automatiquement lors de l’utilisation de l’agrégation ?

Laissez les champs être calculés automatiquement de la manière la plus inchangée possible et saisissez les données dans l'ordre spécifié. C'est ainsi que le système garantit que les calculs sont effectués correctement. Si nécessaire, le calcul automatique peut être désactivé et une valeur saisie manuellement, mais cela ne peut pas être annulé.

Les détails et les meilleures pratiques peuvent être trouvés dans l'article sur le calcul et l'agrégation automatiques.