Comment impliquer les parties prenantes dans l’évaluation de la double matérialité

Avec Daato, vous pouvez impliquer les parties prenantes à différentes étapes de l’analyse de double matérialité. Cet article vous explique comment cela fonctionne.

Si vous souhaitez d’abord savoir quelles parties prenantes impliquer et comment les configurer dans Daato, vous trouverez les informations nécessaires ici et ici.

Étape 1 : Impliquer les parties prenantes dans la définition des thèmes de durabilité pertinents

Vous pouvez inviter toutes les parties prenantes que vous avez précédemment configurées dans Daato à participer à la définition des thèmes de durabilité pertinents, et leur demander d’évaluer l’importance de chaque thème sur une échelle allant de « très faible » à « très élevée ».
Les parties prenantes peuvent également proposer des thèmes spécifiques à l’entreprise.

Vous pouvez créer l’enquête en cliquant sur le bouton suivant :

L’enquête se crée ensuite en trois étapes :

Après avoir renseigné quelques informations, vous pouvez, lors de la deuxième étape, sélectionner les parties prenantes à inclure dans l’enquête :

Puis, vous pouvez fixer une date limite pour les réponses et rédiger un message à l’attention des parties prenantes internes et externes :

Chaque partie prenante recevra alors un e-mail d’invitation à rejoindre Daato. En cliquant sur le lien contenu dans l’e-mail, elle sera redirigée vers le questionnaire, où elle verra uniquement les catégories ESG et les thèmes de durabilité qui lui ont été attribués :

? À noter : chaque partie prenante ne verra que les thèmes qui lui ont été attribués lors de sa configuration initiale.

Une fois les résultats de l’enquête disponibles, vous pouvez visualiser la pertinence accordée aux thèmes par vos parties prenantes et vérifier si elles ont suggéré des thèmes spécifiques à l’entreprise.
Sur cette base, vous pouvez, à l’aide du commutateur, définir si les thèmes sont considérés comme pertinents ou non, et inclure les thèmes proposés (onglet « Thèmes de durabilité proposés »).

Étape 2 : Identification des IRO (Impacts, Risques, Opportunités)

Vous pouvez également impliquer les parties prenantes dans l’identification des IRO. Ce processus fonctionne de manière similaire à celui de la première étape, via le bouton de sondage dans l’étape 2.

Les étapes pour envoyer l’enquête sont les mêmes que précédemment :
vous sélectionnez les parties prenantes, définissez une date limite et rédigez un message.

Les parties prenantes reçoivent alors une invitation par e-mail, cliquent sur le lien et sont redirigées vers le questionnaire où elles voient les catégories ESG et les thèmes qui leur sont attribués.
Elles peuvent ensuite évaluer la pertinence des IRO existants et en proposer de nouveaux.

Après la collecte des réponses, vous pouvez visualiser la pertinence perçue des IRO par les parties prenantes ainsi que leurs éventuelles suggestions.
Vous pouvez alors décider, à l’aide du commutateur, d’activer ou non ces IRO, et d’inclure les IRO proposés (onglet « IRO proposés »).

Étape 3 : Évaluation des IRO

Vous pouvez également solliciter le soutien de vos parties prenantes pour évaluer les IRO.
Contrairement aux étapes précédentes, cette étape ne se fait pas via une enquête, mais via la fonctionnalité « Collaboration » dans Daato.

Pour cela, cliquez sur Évaluer à côté d’un IRO, puis sur Démarrer une collaboration.

Vous pouvez alors ajouter les parties prenantes concernées, leur laisser un message, donner un titre à votre demande, et fixer une échéance.

Les destinataires peuvent ensuite remplir leurs réponses pour chaque critère d’évaluation, que vous verrez apparaître sous chaque rubrique.

Enfin, vous pouvez décider quelles contributions intégrer à votre évaluation finale.

Questions fréquentes

Les parties prenantes doivent-elles se connecter au système pour répondre aux enquêtes ?
Oui.

Puis-je affecter une partie prenante à plusieurs groupes ?
Non, ce n’est pas possible. Lors de la création des groupes, basez-vous sur les thèmes à évaluer et non sur l’organisation interne.

Puis-je attribuer des thèmes à des parties prenantes individuelles ?
Non, les thèmes ne peuvent être attribués qu’à des groupes.
Si vous souhaitez qu’une seule personne réponde à certains thèmes, créez un groupe dédié.

Puis-je lancer plusieurs enquêtes en même temps ?
Non, une seule enquête peut être active à la fois. Il est donc important d’ajouter toutes les parties prenantes concernées avant de commencer l’enquête.
Les participants ne sauront pas qui d’autre est interrogé, donc il est recommandé de regrouper les parties prenantes internes et externes dans une même enquête.

Puis-je modifier une enquête après son envoi ?
Non. Seule la date limite peut être modifiée. Les parties prenantes ne seront pas informées de ce changement, seul le délai sera mis à jour dans la demande.

Les résultats des enquêtes précédentes sont-ils conservés si j’en crée une nouvelle ?
Non. Si vous avez besoin d’un accès à des résultats précédents, veuillez nous contacter.

Pourquoi les réponses des parties prenantes à l’étape 3 (collaboration) ne sont-elles pas automatiquement transférées dans les champs de réponse finaux ?
Parce que la fonctionnalité « Collaboration » permet à plusieurs personnes de contribuer simultanément.
Les réponses pouvant varier d’un participant à l’autre, elles ne sont pas intégrées automatiquement, mais affichées séparément sous le champ, afin que l’administrateur choisisse lesquelles utiliser.

Dans quelle langue les parties prenantes voient-elles les questionnaires ?
Les parties prenantes peuvent choisir la langue de l’interface en cliquant sur leur profil utilisateur et en modifiant la langue dans les paramètres.

Quand les modifications apportées par les parties prenantes dans les enquêtes DMA sont-elles prises en compte ?

Dans les enquêtes des étapes 1 et 2, les modifications apportées aux demandes des parties prenantes sont visibles en direct pour l'administrateur/le gestionnaire de module dans la section « résultats partiels », avant même que la demande ne soit soumise. Si une partie prenante soumet la demande, celle-ci est clôturée et la partie prenante ne peut plus la modifier. 

Dans le cadre d'une collaboration à l'étape 3, les modifications apportées par les parties prenantes à leurs demandes ne sont pas immédiatement prises en compte par l'administrateur/le gestionnaire de module. Ce n'est que lorsque la partie prenante soumet l'évaluation que les réponses s'affichent sous le point de données demandé. Même si l'évaluation est clôturée pour la partie prenante, la demande peut être renvoyée/rouverte par l'administrateur/le gestionnaire de module.

Quand les demandes des parties prenantes sont-elles considérées comme terminées dans la DMA ?

Lorsqu'un administrateur/gestionnaire de module envoie une demande à une partie prenante et que celle-ci soumet sa réponse, la demande est automatiquement considérée comme « terminée ».

Lorsque la partie prenante qui a reçu la demande la transmet à une autre partie prenante, cette dernière soumet sa réponse, qui est alors considérée comme « en cours d'examen » et doit être acceptée par la première partie prenante avant d'être considérée comme « terminée ».