Rapport ESRS, étape 3 (1) : Comprendre l’agrégation

L’agrégation est une fonction essentielle de la collecte de données, notamment lorsque des données provenant de plusieurs entités (sites, filiales ou départements, par exemple) doivent être rassemblées et combinées en une réponse consolidée au niveau du groupe. Cet article explique en détail le fonctionnement de l’agrégation, les rôles et les étapes impliqués, ainsi que la manière de finaliser correctement les données qualitatives et quantitatives.

Qu’est-ce que l’agrégation et quand est-elle pertinente ?

L’agrégation consiste à envoyer une donnée à plusieurs entités organisationnelles afin qu’elles puissent la gérer selon leurs propres besoins. Les données sont ensuite combinées en une réponse finale. Selon le type de donnée, cette opération peut être effectuée :

• automatiquement (totaux, moyennes, etc.),
• avec l’aide de l’IA (résumés textuels),
• ou manuellement (champs de texte à choix multiples ou qualitatifs, par exemple).

L’agrégation est configurée à l’étape 2 du processus de reporting. Vous trouverez plus d’informations sur la configuration générale de la collecte de données dans cet article.

L'utilité de l'agrégation dépend de la manière dont les données doivent être interrogées, notamment auprès de différentes entités. Différents points de données peuvent être affectés à différents groupes ; par exemple, les données environnementales peuvent être envoyées uniquement aux sites de production, tandis que les données sociales sont envoyées à toutes les entités. Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation des groupes de consolidation ici.

Agrégation et structure organisationnelle

L'agrégation repose sur la structure organisationnelle enregistrée dans le système. Seules les entités affectées à un point de données agrégé reçoivent la requête correspondante. Un gestionnaire d'entités doit être désigné pour chaque unité.

• Ce gestionnaire est le contact responsable de l'entité,
• reçoit la requête agrégée par courriel,
• et peut saisir des données ou les transmettre à un autre fournisseur de données.

Définition du gestionnaire d'entités au sein de la structure organisationnelle :

Configuration d'une agrégation (étape 2) :

Procédure pour les gestionnaires d'entités

Une fois la collecte de données entièrement configurée (étape 2) et la collecte de données lancée (étape 3), les gestionnaires d'entités reçoivent automatiquement leurs requêtes. Chaque responsable d'entité dispose d'un accès restreint à la partie du rapport qui la concerne.

Les responsables d'entité voient :

• un aperçu des données à compléter, triées par ordre de priorité de divulgation ;
• la donnée à compléter ;
• toutes les informations fournies par le responsable/administrateur du module (pièces jointes, définitions, notes).

Les responsables d'entité peuvent répondre à toutes les données qui leur sont attribuées ou les déléguer à leurs collègues.

Si une entité possède des sous-entités (par exemple, « Evergreen Solutions Germany » implantée à « Berlin » et « Hambourg »), le responsable d'entité de niveau supérieur peut suivre l'avancement de ses sous-entités. Il peut consulter leurs données, mais ne peut les modifier que s'il est également désigné comme responsable d'entité de cette sous-entité.

Important : Seuls les responsables d'entité peuvent saisir des données pour leur entité respective dans l'agrégation. Ceci s'applique également aux administrateurs.

Pour saisir des données supplémentaires pour l'ensemble de l'entité (par exemple, « Evergreen Solutions Germany »), utilisez la section « Collecte de données personnelle ».

Un point de données est considéré comme complet une fois renseigné et marqué comme « Terminé ». Dès lors, la réponse de l'entité est visible par les gestionnaires de module et les administrateurs. Cependant, la requête complète ne peut être soumise que lorsque tous les points de données de la requête d'agrégation sont renseignés. Si l'approbation de l'entité est requise (par un approbateur ESRS au sein de l'entité), le statut passe à « Approbation » ; sinon, il passe à « Terminé ».

Rôle du siège social / du gestionnaire de module / de l'administrateur

Une fois les réponses des entités reçues, la personne responsable du rapport ou de l'obligation de divulgation au niveau du groupe peut les consulter et suivre la progression via « Afficher la progression de l'agrégation ». La barre de progression indique le nombre d'entités ayant entièrement complété leurs requêtes. Une entité est considérée comme ayant terminé sa requête uniquement lorsque tous les points de données qui lui sont attribués ont été finalisés et que les données ont été soumises.

Le gestionnaire de module ou le responsable du rapport doit ensuite examiner et consolider les réponses des entités. L'aperçu directement accessible dans le point de données concerné, sous « Afficher la progression », est adapté à cet usage.

Le point de données affiche :

• le champ de réponse finale au niveau du groupe,
• en dessous, toutes les réponses agrégées des entités individuelles.

Points de données quantitatifs

Les données quantitatives (par exemple, les sommes ou les pourcentages) sont automatiquement combinées en une réponse finale. La personne responsable doit simplement vérifier la plausibilité et fermer le point de données.

Remarque : Certains points de données quantitatifs incluent des calculs automatiques supplémentaires ; vous trouverez plus de détails ici.

Points de données qualitatifs

Pour les points de données qualitatifs, une réponse consolidée doit être créée à partir des réponses individuelles. Le champ de réponse finale est initialement vide.

Il existe trois façons de combiner les réponses :

• « Copier toutes les entrées » : toutes les réponses individuelles, y compris leurs noms, sont copiées dans le champ final.
• Résumé manuel – utile lorsqu'il faut formuler une réponse récapitulative distincte.
• Sélection manuelle : les champs de sélection et les cases à cocher doivent toujours être remplis manuellement.

Important : sans réponse finale, le point de données est considéré comme incomplet. L’agrégation collecte uniquement les entrées ; la décision finale concernant le traitement d’un point de données revient toujours au responsable du rapport.

Inclusion dans l’étape 4 – Paragraphe sur le rapport

Dans la section « Rapport » de l’exigence de divulgation de l’étape 4 :

• Seule la réponse finale du groupe est affichée.
• Les réponses des entités ne sont plus visibles.
• La fonction d’IA utilise uniquement la réponse finalisée au niveau du groupe.

Ceci garantit que le rapport produit une réponse claire, autorisée et consolidée.

Bonnes pratiques pour une agrégation réussie

• Fournissez des définitions claires afin que toutes les entités comprennent les données demandées.
• Sélectionnez des groupes de consolidation appropriés pour collecter les données de manière ciblée.
• Évaluez la pertinence : envisagez de ne pas agréger les points de données qualitatifs, mais plutôt de les traiter directement au niveau du groupe ou par le biais d’une collaboration.
• N’oubliez pas la finalisation : l’agrégation collecte les données ; Les responsables des rapports prennent les décisions finales.

FAQ

L'agrégation est-elle comparable à une demande de collaboration ?

Il existe des similitudes, mais aussi des différences importantes.

Similitudes :

• Une personne responsable décide en dernier ressort de la réponse finale.

Différences :

• L'agrégation s'effectue selon la structure organisationnelle.
• La demande est plus facilement adaptable et systématique.
• Les données quantitatives sont automatiquement consolidées.
• La collaboration est une demande manuelle, traitée individuellement.