Come configurare e utilizzare il modulo sulla sostenibilità della catena di fornitura

Il modulo Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) ti aiuta a comprendere e mitigare i rischi per la sostenibilità nella tua catena di fornitura. Scopri come farlo con l'aiuto di Daato in questo articolo passo passo.

Introduzione al modulo e Launchpad

Innanzitutto, benvenuti al modulo LkSG. Qui vi diamo una prima panoramica della struttura del modulo:

Con l'aiuto del nostro launchpad, spieghiamo anche i vari passaggi che puoi seguire con Daato per soddisfare i requisiti essenziali del LkSG. Scopri come funziona il flusso di lavoro qui:

Impostazioni del modulo

Prima di iniziare a lavorare nel modulo, è consigliabile consultare le impostazioni. Qui è possibile regolare le impostazioni di rischio, attivare il meccanismo di reclamo, abilitare l'utilizzo della struttura organizzativa e salvare il/i codice/i di condotta per richiedere il consenso dei fornitori. Ecco come funziona:

Contesto: La logica di gestione del rischio di Daato è stata sviluppata e rivista in collaborazione con lo studio legale Hogan Lovells. Le classificazioni del rischio si basano su oltre 50 indici di rischio paese riconosciuti a livello globale e su diversi documenti di riferimento sui rischi di prodotto. Scopri di più sulla nostra logica di gestione del rischio  qui .

Meccanismo di reclamo

L'LkSG richiede di offrire un meccanismo di reclamo accessibile al pubblico. È possibile farlo con l'aiuto di Daato attivando il meccanismo di reclamo LkSG nelle impostazioni e includendo il link associato sul sito web della propria azienda. Chi desidera presentare un reclamo può farlo cliccando sul link. È possibile vedere come funziona in questi video:

Elenco dei fornitori

Una volta configurate le impostazioni, è il momento di caricare i fornitori nello strumento ed eseguire l'analisi astratta dei rischi. Questa operazione viene eseguita nell'elenco dei fornitori, che è un elenco di tutti i fornitori con la relativa classificazione dei rischi. È possibile filtrare l'elenco e interagire rapidamente con i fornitori tramite l'elenco,  ad esempio richiedendo un'autovalutazione .

Puoi vedere come funziona questa directory qui:

Tuttavia, la base della directory sono i dati dei fornitori, che devono essere inseriti. Puoi scoprire come caricare i fornitori qui:

Per caricare i dati del fornitore, è necessario conoscere il nome del fornitore, un indirizzo email di contatto, il paese in cui ha sede il fornitore e il prodotto che il fornitore consegna. Questi due criteri costituiscono la base della valutazione astratta del rischio. In questo articolo, apprenderai cosa considerare in dettaglio quando carichi i dati del fornitore. 

Profilo del fornitore

È inoltre possibile accedere al profilo del fornitore tramite l'elenco dei fornitori. Qui è possibile ottenere maggiori informazioni sulla valutazione del rischio del rispettivo fornitore, le risposte all'autovalutazione, memorizzare dati più dettagliati sul fornitore e monitorare l'interazione con il fornitore. Qui è possibile vedere come è strutturato il profilo:

Valutazione astratta del rischio

Un elemento centrale del LkSG è la valutazione astratta del rischio. La legge impone alle aziende di classificare e dare priorità a tutti i propri fornitori in base al rischio nazionale e settoriale. La valutazione astratta del rischio fornisce quindi un'ottima panoramica dei potenziali rischi nella catena di fornitura e dei fornitori potenzialmente ad alto rischio che la vostra azienda dovrebbe gestire al meglio. 

Valutazione concreta dei rischi utilizzando il codice di condotta

Dopo la fase , dovrete decidere come procedere e quali rischi analizzare e gestire in modo più specifico. La nostra analisi specifica dei rischi può esservi d'aiuto. In Daato, questo processo prevede diverse fasi, tra cui l'ottenimento del consenso dei vostri fornitori al Codice di Condotta dei Fornitori. 

Il LkSG richiede che la tua azienda non solo introduca un codice di condotta interno che includa le categorie di rischio del LkSG, ma anche un codice di condotta per i fornitori (che copra anch'esso le categorie di rischio del LkSG). 

Su Daato, puoi caricare il codice di condotta del fornitore nelle impostazioni e poi ottenere l'approvazione dei fornitori tramite l'elenco dei fornitori. Se lo hai già fatto al di fuori di Daato, puoi documentarlo nei profili dei fornitori.

Guarda questo video per scoprire come impostare la funzionalità e ottenere il consenso dei tuoi fornitori al Codice di condotta dei fornitori:

I fornitori riceveranno quindi un'e-mail da Daato con un messaggio scritto da te. Potranno quindi accettare il tuo codice di condotta accedendo alla piattaforma Daato, rifiutare la tua richiesta o caricare un documento alternativo, che garantisca il rispetto dei requisiti del tuo codice di condotta. 

Valutazione concreta del rischio mediante l'autovalutazione

Oltre alla possibilità di ottenere il consenso al Codice di Condotta, la valutazione specifica dei rischi su Daato include la cosiddetta autovalutazione del fornitore. Insieme a Hogan Lovells, abbiamo sviluppato un questionario di autovalutazione a questo scopo. È possibile inviarlo ai fornitori ad alto rischio per verificare se i rischi astratti siano effettivamente fondati o se i fornitori abbiano adottato misure per mitigarli. 

La funzionalità funziona in modo tale che vengano richieste solo le categorie di rischio che superano la soglia di rischio standard (media) o la soglia di rischio personalizzata. Ciò significa che i fornitori non vengono sovraccaricati inutilmente, ma rispondono solo ai punti che destano preoccupazione sulla base dell'analisi astratta del rischio. 

L'invio e la richiesta dell'autovalutazione funzionano come segue:

I fornitori riceveranno quindi un'e-mail da Daato con un messaggio scritto da te. Potranno quindi rispondere al questionario accedendo alla piattaforma Daato, caricare i documenti giustificativi e inviarti l'autovalutazione compilata. Questo funziona come segue:

Non appena il fornitore avrà risposto all'autovalutazione e te l'avrà rispedita, riceverai una notifica via e-mail. Puoi anche visualizzare i feedback ricevuti nel sistema, alla voce di menu "Richiedi". Per visualizzare i risultati, clicca sul feedback del fornitore nel menu "Richiedi" o accedi alla scheda "Autovalutazione" tramite il profilo del fornitore, come mostrato nel video seguente.

Qui potete vedere come ha risposto il fornitore, quali documenti sono stati caricati, ecc. A seconda delle risposte del fornitore, anche la sua valutazione del rischio cambierà. Ad esempio, se un fornitore presenta un rischio paese elevato per il lavoro minorile a seguito dell'analisi astratta del rischio, ma può ora dimostrare, con l'aiuto dell'autovalutazione, che esistono linee guida e misure interne sufficienti per mitigare tale rischio, il rischio viene ridotto. Potete vedere come si presenta l'autovalutazione nel seguente video. 

Se le risposte nel feedback del fornitore risultano mancanti o insoddisfacenti, è possibile anche richiedere una correzione nella richiesta.

Misure preventive

Dopo aver effettuato l'autovalutazione è inoltre possibile richiedere al fornitore ulteriori misure preventive. 

Funziona come segue: se si ritiene che il feedback e le misure adottate dal fornitore in determinate categorie di rischio siano insufficienti, è possibile richiedere al fornitore di adottare ulteriori misure. A tal fine, Daato propone di default diverse misure, selezionabili dall'utente e direttamente collegate alla logica di rischio dell'autovalutazione. Il fornitore ha quindi la possibilità di minimizzare i rischi emersi in modo trasparente nell'ambito dell'autovalutazione adottando misure proprie.

Per farlo, utilizzare il pulsante "Richiedi misure preventive" nella directory dei fornitori oppure avviare questa azione direttamente nel profilo del fornitore. 

Al fornitore viene quindi richiesto di introdurre determinate misure entro un determinato periodo di tempo, ad esempio una linea guida interna per evitare il lavoro minorile, e può accettarle o rifiutarle. L'attuazione delle misure richieste da parte del fornitore avrebbe un impatto positivo sulla sua valutazione dei rischi. 

Incidenti

Oltre alla valutazione astratta e concreta dei rischi, tramite Daato è possibile monitorare potenziali incidenti nella catena di fornitura. Questi possono derivare da tre situazioni su Daato:

• Meccanismo di reclamo
• Monitoraggio dei media
• Incidenti storici

Il meccanismo di reclamo e la sua funzione sono già stati spiegati in questo articolo. 

Il monitoraggio dei media è una funzionalità aggiuntiva che Daato offre su richiesta. Contatta direttamente il nostro team di supporto.

Gli incidenti storici sono incidenti che si sono verificati in passato e possono essere inseriti manualmente per garantire che il fornitore disponga di una cronologia degli incidenti passati. 

Guarda questo video per scoprire come funziona la voce di menu Incidenti:

Azione correttiva

In risposta a incidenti come i reclami ricevuti, è anche possibile richiedere al fornitore azioni correttive. Il funzionamento è simile a quello delle misure preventive, ma Daato non suggerisce alcuna misura in questo caso, poiché gli incidenti sono solitamente molto specifici. È invece possibile formulare un messaggio al fornitore in cui si chiede di adottare misure specifiche per porre rimedio alla situazione.