Importieren von Aktivitäten über eine Vorlage in Schritt 2 und 3 des neuen CO2-Workflows

In Schritt 2 des CO₂-Reporting-Workflows können Sie unsere Excel-Vorlage verwenden, um Aktivitäten für Ihre Entitäten in großen Mengen hochzuladen. Dies ist die empfohlene Vorgehensweise, wenn Sie mehrere Aktivitäten effizient verschiedenen Entitäten zuordnen müssen.

Erste Schritte mit der Excel-Vorlage

Laden Sie die Excel-Vorlage über die Option „ Aktivitäten aus Vorlage hochladen “ in Schritt 2 herunter. Die Vorlage ist mit allen erforderlichen Spalten vorstrukturiert und enthält hilfreiche Hinweise dazu, welche Informationen erforderlich und welche optional sind.

Erforderliche Aktivitätsinformationen

Für jede Aktivität müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Umfang – Dies ist der genaue Umfang, zu dem die Aktivität gehört (z. B. 1.1, 2.3 oder 3.9).

Aktivitätstitel - Benennen Sie Ihre Aktivität mit der internen Terminologie Ihres Unternehmens (z. B. „Bürostrom“, „Kraftstoffverbrauch der Flotte“)

Wert - Der numerische Betrag Ihrer Aktivitätsdaten

Einheit – Die Maßeinheit für Ihren Wert (z. B. kWh, Liter, Tonnen)

Datenvertrauen – Geben Sie an, wie zuverlässig Ihre Daten sind (normalerweise Niedrig, Mittel oder Hoch).

Die gültigen Kombinationen aus Messart und Einheit finden Sie in der beigefügten Excel-Datei.

Optionale Aktivitätsinformationen

Sie können auch zusätzlichen Kontext hinzufügen:

Aktivitätsbeschreibung – Geben Sie bei Bedarf weitere Details zur Aktivität an

Tags – Fügen Sie Beschriftungen hinzu, um Aktivitäten später besser organisieren und filtern zu können

Datum – Geben Sie an, wann die Aktivitätsdaten aufgezeichnet wurden

Arbeiten mit Emissionsfaktoren

Die Vorlage enthält zwei Abschnitte für Emissionsfaktoren: standardmäßige standortbasierte Faktoren und marktbasierte Faktoren (für Scope-2-Emissionen). Sie haben drei Möglichkeiten, Emissionsfaktoren zu handhaben:

• Datenbank-ID verwenden

Die Emissionsfaktor-ID ist nicht erforderlich. Geben Sie die ID nur ein, wenn Sie einen Emissionsfaktor aus unserer Datenbank verwenden möchten. Wenn Sie eine ID angeben, lassen Sie alle anderen Emissionsfaktorfelder leer, da das System die vollständigen Faktorinformationen automatisch abruft. Wenn Sie lieber Ihre eigenen Emissionsfaktordaten angeben möchten, füllen Sie das ID-Feld nicht aus. 

• Geben Sie einen benutzerdefinierten Emissionsfaktor ein

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Emissionsfaktor verwenden müssen, müssen Sie beides angeben:

Name des Emissionsfaktors – Ein beschreibender Name für Ihren Faktor

Faktor (kg CO2e) – Der tatsächliche Emissionsfaktorwert

Beide Felder müssen zusammen ausgefüllt werden – Sie können das eine nicht ohne das andere eingeben.

• Leer lassen

Sie können alle Felder für Emissionsfaktoren leer lassen. Das System fordert Sie während des Upload-Vorgangs zur Auswahl geeigneter Faktoren auf oder ermöglicht Ihnen die Zuweisung später im Workflow.

Marktbasierte vs. standortbasierte Faktoren
 Für Scope-2-Emissionen bietet die Vorlage separate Spalten für marktbasierte und standortbasierte Emissionsfaktoren. Marktbasierte Faktoren berücksichtigen spezifische Energiebeschaffungsverträge, während standortbasierte Faktoren regionale Netzdurchschnittswerte verwenden. Je nach Ihren Berichtsanforderungen können Sie entweder eine oder beide Optionen verwenden.

Nach dem Hochladen

Sobald Sie Ihre Excel-Datei hochgeladen haben, verteilt das System die Aktivitäten automatisch auf die entsprechenden Bereiche und Entitäten. Je nach Anzahl der Aktivitäten und Entitäten kann dies einige Minuten dauern, bis das Tool die Daten im Backend verarbeitet. Sie können diese Zuweisungen überprüfen und anpassen, bevor Sie mit Schritt 3 des Workflows fortfahren.

Wenn beim Hochladen Probleme auftreten, prüfen Sie bitte das Fehlerprotokoll auf die genaue Ursache des Problems und befolgen Sie die oben genannten Richtlinien, da unvollständige oder inkonsistente Faktorinformationen die häufigste Ursache für Upload-Probleme sind.

Hinzufügen und Bearbeiten von Aktivitäten pro Entität im CO₂-Reporting (Schritt 3)

In Schritt 3 des CO₂-Reporting-Workflows können Sie Aktivitäten auf Entitätsebene verfeinern . In diesem Schritt können Sie Aktivitätsdaten für eine einzelne Entität direkt hochladen, bearbeiten und verwalten. So stellen Sie Genauigkeit und Flexibilität sicher, bevor Sie mit dem Reporting fortfahren.

Hochladen von Aktivitäten pro Entität

Jede Entität hat in Schritt 3 die Möglichkeit, ihre eigene Excel-Datei hochzuladen. Der Upload-Vorgang ähnelt dem in Schritt 2, weist jedoch zwei wichtige Unterschiede auf:

• Kein Entitätsfeld erforderlich – Da der Upload bereits spezifisch für die ausgewählte Entität ist, müssen Sie kein Entitätsfeld in die Vorlage aufnehmen.

• Keine Datenvertrauenswürdigkeit erforderlich – In dieser Phase verlangt das System von Ihnen keine Angabe einer Vertrauensbewertung für Aktivitätsdaten.

Wenn Sie Aktivitäten für mehrere Entitäten gleichzeitig hochladen, beachten Sie bitte, dass die Uploads jeweils für eine Entität verarbeitet werden und es mehrere Minuten dauern kann, bis sie abgeschlossen sind und im System angezeigt werden. Dieser optimierte Ansatz ermöglicht es einzelnen Entitäten, ihre Daten schneller bereitzustellen, ohne bereits zuvor im Workflow definierte Informationen wiederholen zu müssen. 

Manuelles Hinzufügen und Bearbeiten von Aktivitäten

Neben dem Hochladen einer Datei können Sie auch direkt im System neue Aktivitäten hinzufügen oder Anpassungen an bereits hochgeladenen Aktivitäten vornehmen. Zu den häufigsten Bearbeitungsmöglichkeiten gehören:

• Korrigieren oder Aktualisieren von Aktivitätstiteln

• Anpassen von Werten oder Einheiten

• Bereitstellung oder Änderung optionaler Details wie Beschreibungen, Tags oder Daten

• Aktualisierung der Emissionsfaktordetails bei Bedarf

Alle Änderungen werden protokolliert, sodass Sie während des Berichtsprozesses die volle Transparenz hinsichtlich der Entwicklung der Aktivitätsdaten behalten.

Arbeiten mit Emissionsfaktoren in Schritt 3

Für den Umgang mit Emissionsfaktoren stehen in Schritt 3 dieselben drei Optionen zur Verfügung:

1. Datenbank-ID verwenden:  Direkt auf einen Faktor aus der Datenbank verlinken.

2. Geben Sie einen benutzerdefinierten Emissionsfaktor ein: Geben Sie sowohl einen Namen als auch einen Faktorwert an.

3. Leer lassen:  Weisen Sie die Faktoren später im Workflow zu, wenn Sie dies bevorzugen.

Für Scope-2-Emissionen werden Ihnen wiederum separate Felder für marktbasierte und standortbasierte Faktoren angezeigt. Unternehmen können diese je nach Bedarf basierend auf ihren spezifischen Beschaffungsverträgen oder regionalen Durchschnittswerten aktualisieren.

Bei Fragen zu bestimmten Emissionsfaktor-IDs oder Hilfe bei wiederkehrenden Problemen wenden Sie sich bitte an unser Customer Success-Team!